Wdrożenie systemu zarządzania majątkiem w oparciu o SAP EAM (PM, MRS, DMS, Work Manager) i SAP BI (BW4HANA, BO) wraz z dostawą licencji SAP

Projekt realizowany przez Axians (dawniej S&T) na rzecz Aquanet S.A. to pierwsze w Polsce wdrożenie SAP MRS (narzędzia do harmonogramowania i optymalizacji wykorzystania zasobów: maszyn, urządzeń, materiałów i ludzi) oraz rozwiązania SAP Work Manager (aplikacji na urządzenia mobilne do pracy brygad w terenie).

Aquanet S.A. to przedsiębiorstwo, którego podstawową działalnością jest uzdatnianie i dostarczanie wody oraz odbiór i oczyszczanie ścieków na terenie miasta Poznania i okolicznych gmin. W tym celu firma wykorzystuje długą na ponad 2 tys. km sieć wodociągową i blisko 1,6 tys. km sieci kanalizacyjnej. W skład systemu firmy wchodzi sześć ujęć i stacji uzdatniania wody oraz siedem oczyszczalni ścieków. Zdolność produkcyjna zakładu to ponad 200 tys. m³ na dobę, roczna produkcja wody to prawie 55 mln m³, a w trakcie jednego roku Aquanet oczyszcza około 50 mln m³ ścieków.

Z arkusza kalkulacyjnego do systemu

Główne procesy były wspierane przez system SAP ERP z modułami: HR, MM, kontrolling, finanse. Firmie brakowało jednak narzędzia do zarządzania majątkiem – procedury związane z tym obszarem realizowano za pośrednictwem innego systemu przy wsparciu klasycznych arkuszy kalkulacyjnych oraz dokumentów papierowych. Biorąc pod uwagę liczbę instalacji, których praca musi być koordynowana i analizowana, nie było to efektywne rozwiązanie.

W świetle tych potrzeb oraz konieczności realizacji założeń normy ISO 55000, Aquanet S.A. zdecydowało się rozbudować działający system ERP o system zarządzania majątkiem. W wyniku przeprowadzonego wdrożenia klient otrzymał dostęp do takich narzędzi jak: SAP MRS (Multi Resource Scheduling), SAP Work Manager, funkcji w module SAP PM oraz BW/4HANA i SAP BusinessObjects.

Lepsza organizacja zasobów

Dla klienta były ważne dwa filary wdrożenia. Pierwszym był lepszy i bieżący wgląd w stan majątku trwałego, co umożliwiałoby sprawniejszą koordynację i analizę prac instalacji, a więc skuteczniejsze wyciąganie wniosków i wdrażanie ich w życie. To było ważne również z uwagi na ponad 150-letnią tradycję firmy – w tym czasie sieć posiadanych obiektów znacząco się rozwinęła. Wraz z tym wzrosło ryzyko tego, że wiedza dotycząca funkcjonowania niektórych z nich mogłaby być posiadana tylko przez niektóre osoby.

Ważne stało się więc utworzenie spójnej bazy wiedzy o majątku technicznym. Dzięki temu firma może na bieżąco kontrolować stan instalacji w obrębie całej aglomeracji poznańskiej, podglądać informacje o zezwoleniach, pomiarach czy badaniach dla każdego obiektu, podejmować bardziej świadome decyzje o nowych zakupach lub remontach i szybciej dostrzegać problematyczne obszary, np. często psujące się urządzenia lub tereny z największą liczbą awarii.

Lepsza organizacja zasobów oznacza też, że specjaliści Aquanet są w stanie sprawnie sprawdzić, czy wszystkie działania związane z danym obiektem zostały wykonane, np. czy posiada on aktualne badania, pomiary lub zezwolenia. To stało się możliwe dzięki optymalizacji oraz standaryzacji procesów zarządzania obsługą techniczną. Zbudowanie spójnej bazy wiedzy o majątku umożliwiło stworzenie bazy czynności koniecznych do zarządzania nim, w obrębie której można połączyć zadania wynikające z planu obsługi, bieżące oraz zdarzenia awaryjne. Takie planowanie przekłada się m.in. na możliwość przewidzenia i zakupu ilości materiałów potrzebnej do dokonania przeglądu czy konserwacji.

Automatyzacja zarządzania brygadami

Drugim filarem była optymalizacja zarządzania brygadami – przede wszystkim procesów związanych z rozliczaniem kosztów i czasu pracy, ale także lepszym wykorzystaniem dostępnych zasobów. Integracja tych funkcjonalności z systemem SAP HR umożliwiła automatyzację tworzenia harmonogramów dyżurów i zarządzania informacją o dostępności pracowników, elektronicznej komunikacji w zakresie zlecania zadań bezpośrednio do wykonawcy oraz raportowanie ich realizacji w czasie rzeczywistym.

Przełożyło się to również na usprawnienie czasochłonnego procesu zlecania i rozliczania czasu pracy. Kolejka niezaplanowanych zleceń z obszaru utrzymania majątku jest widoczna w tablicy harmonogramowania. Dyspozytorzy zarządzania majątkiem przydzielają zadania do techników a następnie przekazują zlecenia na tablety poszczególnych pracowników. Brygadziści bezpośrednio z poziomu urządzenia mobilnego mogą sprawdzić listę zadań na dany dzień. W aplikacji mobilnej technicy mają dostęp do dokumentacji elektronicznej związanej z obsługiwanym obiektem a także do historii zdarzeń oraz planowanych zadaniach dla tego obiektu. Przy użyciu urządzenia mobilnego można dodać nowe dokumenty elektroniczne do repozytorium lub na przykład załączyć zdjęcie obiektu którego dotyczy bieżące zadanie. Po realizacji danego zlecenia, informacja zostaje przesyłana automatycznie do systemu HR, który na tej podstawie automatycznie uzupełnia .in.. arkusz pracy, który po weryfikacji stanowi wkład do utworzenia listy płac.

Integracja wszystkich modułów w ramach jednego systemu umożliwia także generowanie raportów dla wszystkich obszarów działania przedsiębiorstwa – ta funkcjonalność jest dostępna również z poziomu urządzeń mobilnych. W efekcie dzięki wdrożeniu Aquanet S.A. zyskał zestaw narzędzi, który ułatwia zarządzanie procesami istotnymi dla zapewnienia jakości obsługi klientów na terenie aglomeracji poznańskiej.

• Dodanie nowych modułów w ramach zintegrowanego systemu informatycznego,
• Utworzenie spójnej bazy wiedzy o majątku technicznym,
• Precyzyjna ewidencja i alokacja kosztów w przypadku obiektów, procesów, zespołów,
• Jednolite źródło informacji w zakresie planowania bieżącego utrzymania, remontów i procesu inwestycyjnego,
• Bardziej optymalne podejmowanie decyzji (wsparcie) w oparciu o wiarygodne informacje nt.: kosztu utrzymania, efektywności wykorzystania zasobów ludzkich, poziomu świadczenia usług, jakości i żywotności rozwiązań (technologii i materiałów),
• Minimalizacja przestojów i utrzymanie ciągłości działania usług firmy,
• Wprowadzenie dedykowanego narzędzia do planowania oraz realizacji zadań obsługi majątku – z uwzględnieniem zdarzeń awaryjnych, zarządzanie zasobami własnymi oraz usługami zlecanymi podwykonawcom, optymalizujące m.in. proces rozliczania prac i zleceń,
• Podniesienie jakości planowania – poprawa stosunku liczby zaplanowanych zadań do tych wykonywanych doraźnie i awaryjnie,
• Optymalizacja kosztów eksploatacji,
• Optymalizacja i standaryzacja procesów zarządzania majątkiem trwałym.