SAP Invoice Management by OpenText (VIM)
W ramach usług poszerzających zakres tradycyjnego systemu SAP ERP / S4HANA, Axians oferuje wdrożenia najlepszych narzędzi przeznaczonych do kompleksowego przetwarzania dokumentów przychodzących, które muszą być wprowadzone do systemu dziedzinowego jako transakcje. Rozwiązanie SAP Invoice Management by OpenText (VIM) wspiera obieg faktur zarówno we wersji papierowej, jak elektronicznej. Oprogramowanie pozwala na skanowanie, przekształcanie obrazów w tekst (OCR), klasyfikację rodzajów dokumentów, potwierdzenie zgodności (walidację) i akceptacje biznesowe. Ponadto komponent OpenText umożliwia rozpoczęcie zdefiniowanego obiegu dokumentów lub uruchomienie transakcji (zarówno nowej jak i tej będącej częścią workflow).
Unikalne cechy
SAP Invoice Management wspiera:
- obsługę dokumentów elektronicznych we wszystkich formatach (obrazy, PDF-y, e-faktury w XML czy też w postaci kodów QR). Rozwiązanie umożliwia wprowadzenie do obiegu dokumentów z dowolnych źródeł, np. manualna rejestracja, skanowane zarówno pojedynczych plików jak i całych paczek, załączniki poczty elektronicznej, pliki pobierane np. z hot-folderów, z systemów zakupowych (SRM), publicznych platform zakupowych, EDI, IDoc itp.
- zaawansowane metody przetwarzania dokumentów (weryfikacja podpisów elektronicznych; zmiana formatów; znakowanie czasem; dodawanie znaków wodnych; szyfrowanie; korekty obrazu zeskanowanych plików; łączenie i dzielenie stron w dokumenty, ich pomijanie czy separowanie)
- realizację złożonych ścieżek obiegu dokumentów (akceptacja faktur z uwzględnieniem struktur kontrolingowych czy organizacyjnych, definiowanie własnych reguł weryfikacji faktur jak i zamówień
- księgowanie bardziej złożonych przypadków (np. możliwość wyświetlenia na jednym ekranie zarówno transakcji SAP, jak i odpowiadających im dokumentów – zarówno w SAP GUI, jak i SAP Fiori, łatwa zamiana rodzaju faktury – z „do zamówienia” na „bez zamówienia” i odwrotnie, dodanie zamówienia czy przyjęcia magazynowego do faktury)
- usprawnienie procesu archiwizowania i wyszukiwania dokumentów i transakcji (inteligentne zarządzanie sposobem przechowywania poprzez tworzenie reguł w zależności od rodzaju i częstotliwości użycia dokumentu, możliwość zdefiniowania takiego samego cyklu życia dla plików, jak i transakcjom z nimi powiązanym, uwzględnienie wymogów narzuconych przez ustawodawcę – RODO/GDPR)
Technologie z jakich budujemy rozwiązanie
Wsparcie dla technologii SAP FIORI. Wykorzystanie standardu WokFlow SAP.
Inteligentna ekstrakcja danych z dokumentów (OCR – Optical Character Recognition) przekształcająca obrazy w tekst. Oprogramowanie wykorzystuje m.in. mechanizmy machine learnin i uwzględnia dane z systemu dziedzinowego (np. identyfikatory otwartych zamówień). System wykorzystuje także archiwum OpenText ™. Technologia ta zapewniają wysoce skalowalne rozwiązania do archiwizacji i zarządzania cyklem życia informacji korporacyjnych dla szerokiej gamy ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych informacji, takich jak wiadomości e-mail, pliki danych z systemów, wiadomości błyskawiczne, treści internetowe i społecznościowe. Dodatkowo SAP Invoice Management może wykorzystywać infrastrukturę analityczno-raportową SAP, np. SAP Business Warehouse i SAP BW4HANA. Co pozwala na lepszy wgląd w funkcjonowanie procesów biznesowych firmy.
Korzyści biznesowe
- Automatyzacja procesu wprowadzania danych do systemu SAP
- Zoptymalizowanie procesów księgowych.
- Zmniejszenie liczby ręcznie wykonywanych operacji i skrócenie czasu przetwarzania dokumentów.
- System VIM wymaga niskich nakładów na utrzymanie i administrację
- Gwarancja rozwoju systemu VIM razem z systemem SAP poprzez partnerstwo technologiczne obydwu firm.
Dlaczego Axians
- Doświadczony zespół konsultantów wdrożeniowych w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów i systemów klasy ECM
- Dostęp do najlepszych praktyk światowych w implementacji tego typu projektów
- Partnerstwo z OpenText w zakresie wdrażania i utrzymania aplikacji
Rozwiązania w obszarze aplikacje biznesowe i analiza danych
Budowa i utrzymanie krytycznej infrastruktury IT to jeden z kluczowych obszarów naszej działalności.
Koncentrujemy się na projektowaniu zintegrowanych systemów bezpieczeństwa. Nasze doświadczenie w zakresie budowy infrastruktury IT wykorzystujemy do poprawy działalności biznesowej i bezpieczeństwa informatycznego firm z którymi współpracujemy.
