Integracja Krajowego Systemu e-Faktur z produktami SAP
Axians oferuje dedykowane rozwiązanie S4/KSeF (Axians for KSeF) do obsługi faktur elektronicznych zgodnie ze standardem KSeF, umożliwiające integrację centralnego systemu KSeF ze strukturami SAP. Jego głównym zadaniem jest pełna obsługa z poziomu systemu SAP wszystkich aktywności związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Axians zapewnia przeprowadzenie przedsiębiorstwa przez proces dostosowania oprogramowania SAP do obsługi faktur w formie elektronicznej oraz oferuje pomoc w wyborze najbardziej optymalnych scenariuszy wdrożenia w zakresie połączenia systemu SAP z Krajowym Systemem e-Faktur.
Kompleksowa obsługa elektronicznej faktury ustrukturyzowanej
W ramach rozwiązania S4/KSeF Axians zapewnia kompleksową obsługę przesyłania faktur z systemu SAP w formie ustrukturyzowanej do Krajowego Systemu e-Faktur oraz przechwycenie faktury z KSeF w formacie XML i jej automatyczne wprowadzenie do systemu księgowego SAP. Poprawność danych z faktury zakupowej może być automatycznie weryfikowana i zestawiana np. z zamówieniem, a w SAP może zostać uruchomiony proces zatwierdzania i automatycznego księgowania. Oferowane rozwiązanie daje możliwość wykorzystania zdefiniowanych ścieżek obiegu dokumentów.
Obsługa faktur sprzedaży
- Przegląd i wysyłka faktur sprzedaży do KSeF,
- Import nadanych przez KSeF numerów i informacji o odrzuceniu przesłanych faktur,
- Analiza i obsługa statusów faktur wysłanych do KSeF.
Faktury sprzedaży oraz wystawione do nich korekty są przygotowywane w systemie SAP, a następnie przesyłane w ustrukturyzowanej postaci do KSeF. Po wpłynięciu faktury do KSeF weryfikowana jest jej zgodność z obowiązującym wzorem. Poprawnej fakturze nadawany jest unikalny numer identyfikujący dokumentu w bazie KSeF, który przekazywany jest do oprogramowania księgowego podatnika i przypisany do faktury. W przypadku braku pozytywnej weryfikacji pliku w KSeF, do systemu SAP wróci informacja o błędzie.
Obsługa faktur zakupu
- Pobranie faktury zakupowej z KSeF (w formacie XML),
- Przegląd i wstępna kwalifikacja pobranych faktur,
- Weryfikacja poprawności faktury – zarówno pod względem technicznym jak i formalnym (np. zgodności z zamówieniem),
- Uruchomienie automatycznie procesów zatwierdzania (o ile zostały zdefiniowane),
- Wprowadzenie dokumentu do systemu księgowego SAP,
- Przegląd i obsługa statusów faktur pobranych z KSeF.
Dla faktur zakupowych za dzień otrzymania takiej faktury przez nabywcę uznawany jest dzień, w którym zostaje jej nadany numer identyfikujący w KSeF. Rozwiązanie S4/KSeF umożliwia pobranie takiej faktury do systemu SAP Podatnika. Dalsze postępowanie z fakturą zakupową jest uzależnione od tego, który wariant rozwiązania zostanie zaimplementowany u danego Klienta.
Axians zapewnia
- Dostawę wymaganych licencji,
- Doradztwo i wdrożenie rozwiązania S4/KSeF,
- Szkolenie z rozwiązania S4/KSeF,
- Dedykowane wsparcie aplikacyjne,
- Dokumentację techniczną i instrukcje użytkownika końcowego.
Technologia: OpenText i SAP
Rozwiązanie to, oferowane przez firmy OpenText i SAP, jest natywnym komponentem, wbudowanym w system SAP, poszerzającym moduł finanse i zakupy (SAP FI, MM) o funkcjonalność zaawansowanego przetwarzania dokumentów.
W przypadku wykorzystania technologii OpenText e-faktura z systemu KSeF, obok dokumentów papierowych (skanowanych i odczytywanych przy pomocy OCR), faktur w postaci PDF czy EDI, importowana jest do systemu SAP. Niezależnie od postaci dokumentu, faktura może być weryfikowana (np. pod kątem zgodności z wcześniejszymi zamówieniami czy przyjęciami magazynowymi), kierowana do akceptacji biznesowej (np. za pomocą urządzeń mobilnych) i finalnie księgowana (również automatycznie) w systemie SAP.
Invoice Management by OpenText
Rekomendowanym przez Axians rozwiązaniem do obsługi faktur zakupowych przychodzących z KSeF jest SAP Invoice Managemant by OpenText. Jedną z kluczowych zalet wykorzystania komponentu Invoice Managemant by OpenText jest archiwizacja faktury z KSeF w postaci pliku XML oraz jej wizualizacja w postaci załącznika w formacie PDF. Rozwiązanie pozwala na załączanie także innych pomocniczych dokumentów do faktury, co umożliwia wyświetlanie wszelkich cyfrowych treści z plików zakupowych bezpośrednio w interfejsach użytkownika SAP. Dodatkowo mamy możliwość przechowywania wszystkich e-faktur w dedykowanym i odpowiednio zabezpieczanym archiwum dokumentów dla systemu SAP. Standardowo cały proces przetwarzania dokumentów przychodzących jest monitorowany i pozwala na łatwy wgląd w różne dane analityczne, w tym KPI czy wizualizacje w postaci pulpitów.
Moduł komunikacyjny S4/KSeF
Komponentem, który odpowiada za wszelkie aspekty komunikacyjne z centralnym KSeF jest moduł do komunikacji S4/KSeF. W przypadku faktur zakupowych moduł ten udostępnia fakturę w postaci XML pobraną z KSeF i inicjuje jej dalsze, opisane powyżej, przetwarzanie wewnątrz systemu SAP, również przy użyciu rozwiązania Invoice Managemant by OpenText. W przypadku faktur sprzedażowych przesyła dokumenty z SAP do KSeF i przekazuje nadany im numer z powrotem do systemu podatnika.
Korzyści biznesowe z S4/KSeF
- Pełna kontrola procesu obiegu e-faktury w organizacji,
- Usprawnianie dystrybucji faktur sprzedażowych,
- Kompleksowa obsługa faktur zakupowych począwszy od rejestracji z KSeF, poprzez weryfikację, aż po księgowanie,
- Niższe koszty obsługi faktur dzięki eliminacji błędów i automatyzacji procesu przyjmowania i księgowania,
- Skrócenie okresu terminu zwrotu podatku VAT do 40 dni,
- Zgodność z warunkami licencyjnymi SAP.
Dlaczego Axians
- Posiadamy ponad 14-letnie doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań SAP i tworzeniu własnych aplikacji dla SAP (Centralny Rejestr Umów, Jednolity Plik Kontrolny, Biała Lista Podatników, narzędzie do automatycznego pobierania kursów NBP, Czynny Podatnik VAT etc.),
- Proponujemy rozwiązania oparte o sprawdzone i standardowe aplikacje SAP i OpenText,
- Zapewniamy kompatybilność z systemami SAP ECC, SAP S4/HANA, SAP Cloud,
- Gwarantujemy wsparcie i rozwój aplikacji.
Rozwiązania w obszarze aplikacje biznesowe i analiza danych
Budowa i utrzymanie krytycznej infrastruktury IT to jeden z kluczowych obszarów naszej działalności.
Koncentrujemy się na projektowaniu zintegrowanych systemów bezpieczeństwa. Nasze doświadczenie w zakresie budowy infrastruktury IT wykorzystujemy do poprawy działalności biznesowej i bezpieczeństwa informatycznego firm z którymi współpracujemy.
