Ograniczenie kosztów operacyjnych związanych z dokumentacją, większe bezpieczeństwo plików, usprawnienie współpracy w zespole, poprawienie jakości obsługi klienta – to główne zalety ECM. Na co zwrócić uwagę przy wyborze tego systemu, aby skutecznie osiągać swoje cele biznesowe? Podpowiadamy!
Przeciętny pracownik pracujący z treściami spędza ok. 30% swojego dnia pracy tylko na poszukiwaniu informacji. W firmach mogą one być przesyłane różnymi kanałami: pocztą elektroniczną, przez komunikatory czy narzędzia do współpracy. Nic więc dziwnego, że biznes coraz częściej szuka sposobów na uporządkowanie dokumentów przechowywanych w różnych aplikacjach i przetwarzanych przez wiele działów. Globalny rynek systemów Enterprise Content Management, którego wartość w 2021 roku szacowano na 23,6 mld USD, sprawnie odpowiada na te potrzeby, oferując szeroki wybór produktów od różnych firm.
Od czego zacząć, wybierając ECM dla naszego biznesu?
Firmy poszukujące systemu ECM, który uporządkuje obieg dokumentów, muszą najpierw sprecyzować swoje potrzeby. Z jakimi wyzwaniami aktualnie się mierzy biznes, które zostaną rozwiązane poprzez wdrożenie tego rozwiązania? Jakie są oczekiwania wobec tej technologii? Czy chodzi przede wszystkim o uporządkowanie wewnętrznego obiegu dokumentów przetwarzanych w obrębie wielu aplikacji, usprawnienie współpracy wielu osób na jednym pliku czy poprawienie jakości obsługi klienta?
Kryteria doboru systemu ECM zależą od zdefiniowanych wcześniej obszarów, które wymagają usprawnienia. Inne bowiem są wymagania mniejszej firmy, która dopiero mierzy się z cyfryzacją dokumentów, a inne będą potrzeby korporacji, która przetwarza codziennie wiele megabajtów informacji i chciałaby zautomatyzować pewne procesy.
To istotne, aby przedsiębiorstwo było w stanie zdefiniować swoją sytuację technologiczną, określić aktualnie stosowane procesy biznesowe związane z dokumentami oraz wskazać konkretne problemy, nawet jeśli nie jest w stanie wskazać jednoznacznie ich źródła. To ułatwi wstępną selekcję dostępnych na rynku rozwiązań i rozmowę z ich producentami oraz dostawcami.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania ECM?
Najważniejszym dla wielu firm aspektem ECM będzie prostota użytkowania produktu. Intuicyjność interfejsu lepiej wpłynie na jakość pracy z systemem i przyśpieszy jego adaptację wśród zespołu. I z drugiej strony, jeśli nawet po przeprowadzeniu odpowiednich szkoleń praca z rozwiązaniem będzie wymagająca, użytkownicy mogą nie odczuć poprawy jakości ich pracy, a firma może nie zrealizować swoich celów biznesowych związanych z obiegiem dokumentów. Co więcej, skomplikowanie technologii może zdemotywować pracowników, którzy mogą chcieć wrócić do starych przyzwyczajeń, uznając je za prostsze i efektywniejsze. W rezultacie nie zostaną spełnione cele biznesowe stawiane przed systemem ECM.
Aby uniknąć takiej sytuacji, warto przyjrzeć się interfejsowi oprogramowania. Idealnie powinno ono zawierać elementy „drag-and-drop”, które umożliwiają łatwe przenoszenie treści i ich modyfikację. Maksymalnie prosta powinna być również procedura udostępniania dokumentów, wspólnej pracy nad nimi i kontrolowania zmian w historii, niezależnie od tego, czy użytkownik dzieli się nimi z współpracownikami, klientami czy kontrahentami.
Oczywiście, jednocześnie ważne jest zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa przetwarzanych informacji, aby nie mogły one przypadkowo trafić do osób nieupoważnionych. Pomocne tutaj będą m.in. przejrzyste role dostępu, które umożliwią sprawdzenie listy osób i grup mających dostęp do danego dokumentu oraz zmianę ich uprawnień.
Możliwości personalizacji systemu ECM
Szukając rozwiązania klasy ECM, warto zwrócić uwagę na możliwości personalizacji, które umożliwią dostosowanie systemu do sposobu działania danej firmy. Przykładem są m.in. wtyczki umożliwiające elektroniczne podpisywanie dokumentów, automatyzację procesów związanych z otrzymywanymi fakturami czy integrację z komunikatorami takimi jak Microsoft Teams lub Slack, które umożliwiają zgromadzenie wszystkich przesyłanych treści w jednym miejscu. Warto też sprawdzić, czy można tworzyć własne integracje lub czy zespół dostawcy obsługuje takie prośby – wtedy w przypadku braku funkcjonalności można po prostu wdrożyć własną.
Dobrze dobrany system ECM powinien rosnąć razem z biznesem, skalując się w zależności od dynamiki działań firmy. Z tego względu, myśląc o potencjalnych modyfikacjach systemu, warto uwzględnić nie tylko to, czy oprogramowanie spełnia aktualne potrzeby biznesu, ale również czy będzie w stanie to robić w przyszłości, gdy firma będzie rosnąć, zmieniać swoje strategie biznesowe czy poszerzać działalność na nowe lokalizacje. Największe systemy ECM oferują szeroki wachlarz funkcjonalności – warto zwrócić uwagę na to, czy można modyfikować zakres działania systemu w zależności od aktualnych potrzeb biznesu, aby nie przepłacać za niewykorzystywane moduły.
Warto sprawdzić również, w jakich branżach najczęściej jest używany dany system ECM. To stanowi istotną wskazówkę w kwestii dopasowania rozwiązania do danego sektora gospodarki, ale również wiedzy producenta o problemach, które stoją przed Twoim biznesem. Większość firm działających w branży będzie mierzyła się z podobnymi wyzwaniami. To oznacza, że jeśli Twój biznes specjalizuje się w sprawach finansowych, a dany producent ma sporo klientów z tego sektora, prawdopodobnie ma dostęp do najlepszych praktyk i będzie w stanie lepiej doradzić biznesowi w zakresie proponowanych rozwiązań i procesów. Być może zaoferuje również funkcjonalności dopasowane specjalnie do sektora finansowego i zaoszczędzi czas na tworzenie ewentualnych dodatków do systemu.
Wsparcie techniczne po zakupie systemu ECM
Wybór systemu ECM w dużej mierze będzie zdeterminowany także przez pryzmat jego producenta oraz dostawcy – nie tylko pod kątem branż, które obsługują, ale także wsparcia technicznego, które oferują. Czy w przypadku wyzwań z obsługą programu zespół będzie w stanie zareagować na bieżąco? Jak wygląda proces zgłaszania błędów i jak szybko są naprawiane przez producenta? Czy oferta obejmuje również szkolenia dla nowych użytkowników systemu oraz materiały poradnikowe? To niektóre z pytań, które warto zadać przed dokonaniem inwestycji. Gwarancja wsparcia po zakupie licencji to klucz nie tylko do odciążenia personelu IT, ale również uniknięcia potencjalnych problemów technicznych.
Z tego względu często biznesy szukające ECM decydują się na kupno licencji za pośrednictwem integratora IT, który ma dostęp do wielu technologii od różnych producentów. Firmy takie jak Axians są w stanie przeprowadzić analizę przedwdrożeniową, pomagającą w zidentyfikowaniu potrzeb biznesu, w szczególności obszarów, gdzie konieczne jest wsparcie systemu ECM. Kolejne kroki obejmują przygotowanie propozycji docelowego kształtu procesów oraz ewentualnych modyfikacji i personalizacji, dopasowanie najlepszego rozwiązania, a następnie jego wdrożenie i opiekę nad nim na etapie utrzymania. Dzięki temu klient otrzymuje dostęp do systemu, który spełnia jego oczekiwania i jest w stanie wesprzeć go w realizacji celów biznesowych.
Oczywiście, podczas wyboru rozwiązania klasy ECM warto rozważyć też inne kryteria, takie jak poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych, sprawność producenta w realizacji wymogów wynikających ze zmian prawa, możliwość utrzymania zgodności z prawem i ładu korporacyjnego, zabezpieczenia na wypadek ewentualnej utraty danych z winy biznesu lub producenta, czy też spodziewany zwrot z inwestycji. Czynników, które mogą podyktować dobór systemu ECM jest sporo. Z tego względu często na pierwszych etapach podejmowania decyzji atrakcyjna okazuje się ekspertyza integratora IT, który jest w stanie realnie doradzić, który kierunek najlepiej obrać, aby osiągnąć pożądany efekt – szczególnie, gdy firma podejmuje pierwszą próbę cyfryzacji i konsolidacji obiegu dokumentów.