To już oficjalne. Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie już 1 lipca 2024 roku. Czy Twój system SAP jest gotowy na tę zmianę? Zobacz, na czym ona będzie polegać i o czym warto pamiętać.
Fiskus przeżywa kolejną transformację – ta cyfrowa wprowadza dotychczasowe sposoby rozliczeń z kontrahentami na nowy poziom. Korzyści są przede wszystkim strukturalne – automatyzacja rozliczeń i ich cyfrowa kontrola mają załatać lukę VAT. Jednak na transparentności zyskują też przedsiębiorcy. Sprawdź, jakich zmian się spodziewać i jakich korzyści oczekiwać.
Co właściwie się zmienia?
Przede wszystkim diametralnie zmieni się proces wystawiania faktur sprzedaży i doręczania ich kontrahentom. Po poprawnym wprowadzeniu faktury do KSeF i nadaniu jej tam unikalnego identyfikatora, zostanie ona uznana za wystawioną przez sprzedawcę oraz za doręczoną nabywcy. E-faktura wystawiona w KSeF istnieje w jednej wersji, wspólnej dla obu stron oraz posiada specjalny numer identyfikacyjny. Rozwiązanie sprzyja transparentności. Uniemożliwia też zgubienie dokumentu. Raz wprowadzona faktura nie będzie mogła zostać usunięta z systemu, można będzie jedynie wystawić do niej korektę. Ponieważ cyfrowa platforma łączy ze sobą obie strony transakcji, można w pewnym sensie powiedzieć, że KSeF to takie „social media” dla obiegu faktur.
W praktyce, od lipca 2024 roku prawie każda czynność, która będzie wymagała udokumentowania fakturą zgodnie z przepisami ustawy o podatku VAT, będzie automatycznie wiązać się z wykorzystaniem centralnej platformy do fakturowania. Chodzi tu głównie o fakturowane transakcje sprzedaży lub świadczenia usług rodzaju B2B czy B2G, a także korekty wystawianych dokumentów.
Nawet podmioty zwolnione z VAT czy zidentyfikowane do szczególnej procedury unijnej OSS będą musiały korzystać z KSeF, jeśli tylko posiadają polski identyfikator podatkowy (NIP), choć dla podmiotów zwolnionych z VAT zaplanowano odroczenie tego obowiązku o kolejne pół roku.
W toku prac legislacyjnych, w wyniku uwag zgłoszonych w ramach konsultacji publicznych, z e-fakturowania wyłączone zostały faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).
Choć do wejścia w życie obowiązku korzystanie z KSeF pozostało niewiele więcej niż pół roku, nie wszystkie wymagania w stosunku do przedsiębiorców i ich systemów informatycznych zostały już sprecyzowane.
27 listopada MF rozpoczęło konsultacje rozporządzeń w sprawie powszechnego Krajowego Systemu e-Do konsultacji skierowane zostały dwa projekty rozporządzeń: zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur oraz techniczne – w sprawie Korzystania z KSeF. To drugie zawiera m.in. długo oczekiwane regulacje określające:
- zakres danych pozwalający na dostęp w KSeF do faktur wystawionych w awarii i niedostępności oraz dla faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA
- sposoby oznaczania kodami QR faktur wystawionych w KSeF udostępnianych nabywcy w inny sposób niż w KSeF
- sposoby oznaczania kodami QR faktur wprowadzonych do KSeF w przypadku wystąpienia awarii lub niedostępności).
Projekt określa również nowe rodzaje uprawnień i metod uwierzytelnień w KSeF.
W najbliższym czasie MF przedstawi do uzgodnień również specyfikację oprogramowania interfejsowego, w tym opis wymagań technicznych dla kodów weryfikujących (tzw. kodów QR) uwzględniającą proponowane rozwiązania.
Konsultacje potrwają do 18 grudnia 2023. Na zaimplementowanie w systemach informatycznych nowych funkcjonalności i zmian w integracji z KSeF pozostanie więc niewiele czasu.
Kiedy warto zacząć się przygotowywać?
Skala zmian, którą muszą przejść firmy, jest na tyle duża, że przygotowania warto rozpocząć jak najwcześniej. Mówimy bowiem o konieczności przekazywania instytucjom państwowym dużej ilości informacji w formie ustrukturyzowanej. Zmarginalizowane zostaną procesy związane z przesyłaniem faktur bezpośrednio do kontrahentów – teraz każdy przedsiębiorca będzie musiał wysyłać je do KSeF, skąd odbiorcy będą mogli je pobrać. Tak ogromna zmiana musi wiązać się ze zmianami w przebiegu procesów zakupu i sprzedaży oraz z modyfikacjami wykorzystywanego oprogramowania.
W chwili obecnej można przystąpić do KSeF dobrowolnie. Na przedsiębiorców, którzy podejmą rękawicę i zaczną korzystać z KSeF przed obligatoryjnym terminem, czeka, od momentu przystąpienia, wymierna korzyść w postaci skrócenia czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni oraz zwolnienie z obowiązku archiwizacji i przechowywania dokumentów.
Jak skutecznie wdrożyć KSeF w SAP?
Zakres czynności wymagający zmian proceduralnych jest dość szeroki. Dla wielu firm pierwszym, najprostszym krokiem będzie sprawdzenie, czy systemy informatyczne aktualnie używane w firmie umożliwiają prowadzenie komunikacji z platformą KSeF. W wielu przypadkach może się okazać, że firmy nie muszą tworzyć od podstaw zupełnie nowych rozwiązań. Liczni dostawcy systemów ERP opracowują specjalne wtyczki, które mają ułatwić proces integracji. Przykładem jest m.in. autorskie rozwiązanie S4/KSeF firmy Axians dla użytkowników oprogramowania SAP, obejmujące kompleksową obsługę wysyłki faktur sprzedaży do KSeF, a także wykorzystanie komponentu SAP Vendor Invoice Management by OpenText przy pobieraniu z platformy faktur zakupu.
Warto zadbać także o szkolenia dla pracowników księgowości oraz skorzystać z tego, że dostępna jest strefa testowa na platformie KSeF. Dzięki korzystaniu z niej można szybko zweryfikować prawidłowość procesów, dostosować je do potrzeb firmy i zobaczyć, które obszary jeszcze wymagają poprawy przed 1 lipca 2024 roku.