Techniczne środki trwałe stanowią kluczowe zasoby przedsiębiorstw, których utrzymanie generuje znaczną część kosztów operacyjnych. Co więcej, w przypadku wielu podmiotów zasoby sieciowe i komunikacyjne są integralną częścią infrastruktury krytycznej regionu czy nawet kraju.
Dla operatorów sieci energetycznych, firm telekomunikacyjnych czy transportowych, podmiotów z sektora wodno-kanalizacyjnego, przedsiębiorstw energetyki cieplnej, portów lotniczych i morskich celem nadrzędnym jest efektywne zarządzanie majątkiem technicznym. Dla każdej z tych organizacji zapewnienie ciągłości działania infrastruktury sprzętowej, jej modernizacja i dostosowywanie do zmieniających się wymogów technologicznych i regulacyjnych jest priorytetem.
Skuteczność zarządzania majątkiem technicznym to zapewnienie dostępności operacyjnej oraz bezpieczeństwa eksploatacji i obsługi technicznych środków trwałych mierzone:
- czasem pracy bezawaryjnej w relacji do czasów przestojów,
- ilością awarii oraz nieplanowanych wyłączeń,
- czasem reakcji na sytuacje awaryjne,
- przewidywalnością i czasem trwania przestojów,
- relacją ilości i zakresu zadań planowanych do prac nieplanowanych
- kosztami utrzymania i eksploatacji.
Na powyższe wymagania i oczekiwania wobec służb technicznych nakładają się dodatkowe obciążenia i ograniczenia, związane z:
- rosnącymi oczekiwaniami klientów w zakresie świadczonych usług,
- wymaganiami i ograniczeniami nakładanymi przez organy regulacyjne,
- coraz wyższym poziomem zaawansowania technologicznego obsługiwanych urządzeń oraz rosnącymi kosztami ich nabycia i utrzymania,
- ograniczeniami kadrowymi – stałym wzrostem kosztów zatrudnienia, ograniczoną dostępnością wykwalifikowanych pracowników, zmianami osobowymi na stanowiskach roboczych,
- rosnącymi normami i wymaganiami w zakresie ochrony środowiska i bezpieczeństwa pracy – personelu i obiektów technicznych.
Rola i możliwości rozwiązania SAP EAM
SAP EAM, to nowoczesne, zaawansowane środowisko zarządzania utrzymaniem i rozwojem majątku technicznego, oferujące pełną integrację procesów operacyjnych i administracyjnych. SAP EAM jest bowiem integralną częścią systemu ERP, wykorzystującą jednolite dane podstawowe i ich przepływy pomiędzy poszczególnymi obszarami organizacji, do kompleksowej i płynnej obsługi procesów biznesowych „end-to-end”.
Możliwości systemu w zakresie obsługi zaawansowanego harmonogramowania z wykorzystaniem mechanizmów optymalizacji oraz bezpośredniego zarządzania zespołami roboczymi poprzez natywną aplikacje mobilna i integrację z systemem GIS były prezentowane przez specjalistów Axians 21 listopada 2024 na spotkaniu poświęconym zarządzaniu technicznym majątkiem trwałym. Jednym z ciekawych przykładów skutecznej realizacji złożonego projektu wdrożenia rozwiązania wykorzystującego zarówno zaawansowane mechanizmy planowania i harmonogramowania jak i mobilne zarządzanie brygadami roboczymi był przykład Aquanet z Poznania.
Wymierne efekty wdrożenia systemu SAP EAM, dostarczonego przez Axians, można zaobserwować na przykładzie implementacji w firmie Enercon, zarządzającej farmami turbin wiatrowych w Europie. Zastosowanie nowoczesnych narzędzi do planowania i optymalizacji zarządzania zasobami rozproszonymi na dużym obszarze, przy wsparciu usług serwisowych świadczonych przez zewnętrznych dostawców, zaowocowało wzrostem efektywności o niemal 15% oraz redukcją wysiłku administracyjnego o połowę. W efekcie możliwości operacyjne dyspozytorów zwiększyły się aż o 80%, co przełożyło się na większą elastyczność działań służb utrzymania ruchu.
Materiały z konferencji są dostępne tutaj: Konferencja
W zależności od przyjętej architektury biznesowej rozwiązania, system może wspierać obsługę majątku prowadzoną zgodnie z wybraną metodologią, łącznie z zastosowaniem predictive maintenance.
Zarządzanie pracą zespołów roboczych to codzienne zadanie kierowników operacyjnych. SAP EAM oferuje wydajne środowisko planowania i harmonogramowania pozwalające optymalizować wysiłek służb technicznych z punktu widzenia efektywności i kosztów. Jednocześnie skutecznie wspiera zarządzanie zespołami roboczymi, którego immanentną częścią jest konieczność dokonywania doraźnych zmian planów i harmonogramów wynikających z czynników takich jak np. awarie, absencje pracowników czy nieprzewidziane braki materiałowe, etc.
Funkcjonalności, które oferują nowoczesne systemy do zarządzania majątkiem pozwalają organizacjom dysponującym rozproszonym majątkiem technicznym szybsze osiąganie strategicznych celów biznesowych. Z badania „Elevating Enterprise Asset Management (EAM) in the Digital Age” przeprowadzonego przez SAP Insider w lipcu 2023 r. wynika, że dla firm, które podjęły decyzję o wdrożeniu systemu EAM najważniejsze były trzy kluczowe przesłanki:
- możliwość oszacowania ryzyk związanych z posiadanymi aktywami – 72% odpowiedzi,
- otrzymywanie rekomendacji działań, wydłużających życie aktywów oraz przewidywanie awarii – 71%,
- zbieranie danych w czasie rzeczywistym dotyczących funkcjonowania urządzeń – 70%.
I to one w dużej mierze wpłynęły na ich decyzje wdrożeniowe. Ale wszystkie te możliwości EAM mają tak naprawdę na celu optymalizację kosztów. I tu oprogramowanie SAP ma wiele do zaoferowania.
Zarządzanie kosztami
Integracja z obszarami księgowości, kontrolingu, gospodarki materiałowej i zarządzania kadrami skutkuje daleko posuniętą automatyzacją rozliczania zleceń, upraszczając obsługę tego procesu, eliminując błędy i pomyłki, a także umożliwiając szacowanie kosztów planowanych zadań w oparciu o aktualne dane. W efekcie, system umożliwia:
- aktywną kontrolę budżetu już w trakcie planowania i realizacji zadań
- automatyczne rozliczanie realizacji zleceń roboczych na potrzeby ewidencji księgowej i kontrolingu kosztów,
- rozliczanie kosztów na ich miejsca powstawania (rachunek MPK),
- rejestrację czasu pracy dla potrzeb płacowych w integracji z obsługą kadr i płac (SAP HR)
- rozliczanie zadań realizowanych przez podmioty zewnętrzne,
- szacowanie kosztów na etapie podejmowania decyzji o działaniu,
- zarządzanie budżetami (np. poprzez odrębne budżety na inwestycje, modernizacje, odtworzenia, naprawy planowe, etc) przy wykorzystaniu komponentu IM/PS.
Możliwość obniżenia kosztów utrzymania majątku dzięki oprogramowaniu EAM, to jeden z głównych powodów jego zakupu. Firmy ankietowane przez SAP Insider widzą potencjał finansowy, jaki daje zastosowanie oprogramowania EAM. Wśród głównych powodów decyzji o jego wdrożeniu aż 59% podkreśliło wydłużenia czasu życia aktywów, 52% wzrost wydajności siły roboczej, a 48% obniżenie kosztów utrzymania. Najważniejsze w osiąganiu tych celów jest jednak dla nich jakość zarządzania danymi, którą umożliwia EAM. Ponad 70% ankietowanych wskazywało właśnie na możliwość stworzenia infrastruktury z jednolitymi, spójnymi i scentralizowanymi danymi, które można w miarę łatwo połączyć z informacjami finansowymi. A EAM, dzięki integracji z innymi komponentami systemu ERP, takie możliwości im daje.
Zintegrowane zarządzanie zespołami serwisowymi
W obszarze tym rozwiązanie skutecznie wspiera:
- Obsługę zgłoszeń awaryjnych i zapotrzebowań na obsługę,
- Zaawansowane harmonogramowanie, przydział zadań i zasobów – tworzenie zleceń roboczych,
- Planowanie zadań w oparciu o:
- wymagania (np. DTR, normy i standardy) oraz doświadczenia techniczno-eksploatacyjne,
- dostępność wszystkich zasobów – personelu o wymaganych kwalifikacjach, części i podzespołów, maszyn i urządzeń (samochody, sprzęt pomiarowy, narzędzia, etc.), a także wymaganej dokumentacji – w tym pozwoleń i uzgodnień (np. na prace w pasie drogowym).
- Zarządzanie zmianami planów i harmonogramów,
- Zdalne zarządzanie pracą zespołów technicznych, dzięki zastosowaniu natywnej aplikacji mobilnej umożliwia:
- Szybkie dyspozycje i zmiany (zdalnie) przydziałów zadań np. w sytuacjach awaryjnych,
- Automatyczną rejestrację czasu realizacji zadań,
- Bieżącą kontrolę realizacji zleceń i pracy zespołów roboczych,
- Informacje o dostępności materiałów i części w trakcie realizacji zlecenia – możliwość dokonania zdalnej rezerwacji,
- Dostępność niezbędnej dokumentacji (technicznej, administracyjnej, etc.) w czasie i miejscu prowadzonych prac,
- Eliminację dokumentacji papierowej, uwalniając czas kierowników (brygadzistów) i pozwalając im na lepsze zarządzanie realizacją operacji.
Logistyka
Dzięki naturalnej integracji z gospodarką magazynową i zaopatrzeniem, a także wykorzystaniu algorytmów MRP, wsparcie logistyczne operacji utrzymania ruchu obejmuje:
- kontrolę dostępności części zamiennych i materiałów w poszczególnych lokalizacjach przechowywania zapasów,
- dokonywanie rezerwacji na potrzeby poszczególnych zleceń roboczych,
- generowanie zapotrzebowań na zakupy i alokowanie pozycji zamówienia do planowanych zadań/zleceń roboczych,
- automatyczne powiadamianie o dostawach zarezerwowanych pozycji,
- automatyzacja obsługi wydań i zwrotów magazynowych w powiązaniu z obsługą zleceń,
- zautomatyzowane rozliczanie kosztów materiałów i usług w momencie zmykania zleceń.
Zarządzanie cyklem życia technicznych środków trwałych
Dzięki naturalnej integracji z księgowością środków trwałych system zapewnia pełną obsługę cyklu życia składników majątku technicznego – od ich nabycia, poprzez aprecjacje /deprecjacje wartości księgowej, aż po umorzenia, likwidacje i zbycia. Należy podkreślić, że elastyczne możliwości odwzorowania w systemie integracji obiektów księgowych i technicznych (jeden do wielu, wiele do jednego) pozwalają na równoległe zarządzanie wartością księgową składników majątku, jak i rozliczanie kosztów na poszczególne obiekty technicznego majątku trwałego. Pozwala to na:
- Ocenę kosztów obsługi oraz eksploatacji w oparciu o historię eksploatacji i obsługi urządzeń oraz podzespołów, która wspiera podejmowanie decyzji operacyjnych, przy jednoczesnym śledzeniu zmian wartości księgowej składników majątku,
- Bieżącą kontrolę kosztów utrzymania składników majątku technicznego z punktu widzenia decyzji dot. modernizacji, odtworzenia lub wymiany,
- Pełną obsługę cyklu życia składników majątku technicznego – od ich nabycia, poprzez odpisy amortyzacyjne, aprecjacja /deprecjacja wartości księgowej, aż po umorzenia, likwidacje i zbycia.
Wsparcie decyzyjne
Oprócz raportów standardowych, technologia narzędzia SAC (SAP Analytical Cloud) pozwala na zaspokojenie potrzeb w zakresie raportowania i zaawansowanej analityki biznesowej – w tym z wykorzystaniem metod predykcyjnych. Wraz z rozwiązaniem SAP EAM, użytkownik otrzymuje możliwość zdefiniowania i użytkowania:
- Raportowania na potrzeby kontrolingu finansowego i operacyjnego,
- Raportów i analiz dostosowanych do potrzeb zarządzania na wszystkich poziomach,
- Dodatkowych raportów, analiz i symulacji realizowanych przez użytkowników biznesowych bez angażowania informatyków.
Paszportyzacja – pełna integracja środowisk EAM i GIS
Szczególnie dla przedsiębiorstw zarządzających majątkiem sieciowym paszportyzacja jest nieodzownym komponentem systemu zarządzania. SAP EAM tworzy spójne środowisko pracy służb technicznych udostępniając wsparcie zarządzania operacyjnego w zintegrowanym środowisku map cyfrowych, w zakresie opisanym w poprzednich częściach tego artykułu. W efekcie:
- Środowisko operacyjne EAM jest dostępne za pośrednictwem mapy cyfrowej,
- Dane geolokalizacyjne obiektów na warstwie mapy cyfrowej można przeglądać i wykorzystywać bezpośrednio w systemie EAM. Użytkownik może płynnie przechodzić pomiędzy prezentacją tabelaryczną i geograficzną obiektów oraz powiązanych z nimi zdarzeń i operacji.
Bezpieczeństwo
Wszędzie tam, gdzie prace utrzymania ruchu wiążą się z podwyższonym ryzykiem, przepisy i normy bezpieczeństwa wymagają stosowania i dokumentowania restrykcyjnych zasad i procedur. SAP oferuje dodatkowy komponent, który wraz z natywnym mechanizmem workflow pozwala na zabezpieczenie i udokumentowanie zastosowania wymaganych zasad i procedur. Zapewnia stosowanie i dokumentowanie procedur bezpieczeństwa na etapie planowania, przygotowania prac, wyłączenia i ponownego włączenia obiektu czy urządzenia.
SAP EAM będący składnikiem systemu ERP, to obecnie najbardziej kompleksowe i rozwinięte rozwiązanie wspierające zarządzanie majątkiem technicznym. Rozwijane od lat i wyposażane w coraz doskonalsze komponenty, pozwala swoim użytkownikom na uzyskiwanie wymiernych efektów operacyjnych i ekonomicznych. System ten jest nośnikiem doświadczeń setek użytkowników działających w wielu różnych branżach. Jego stosowanie, rozumiane jako kluczowy komponent łańcucha wartości przedsiębiorstwa, ma bezpośredni wpływ na jakość produktów, świadczonych usług i obsługi klientów, a w efekcie na wyniki przedsiębiorstwa.
Jednocześnie warto podkreślić, że firma SAP nieustannie rozwija swoje produkty, odpowiadając na potrzeby i oczekiwania tysięcy użytkowników na całym świecie. Rozwój ten dotyczy zarówno aspektów technologicznych jak pogłębianiu integracji z systemami kluczowych dostawców wyspecjalizowanych np. w systemach orientacji przestrzennej czy automatyki przemysłowej. W połączeniu z silną i stabilną pozycją dostawcy technologii jakim jest SAP, inwestycja w rozwiązania tego producenta pozwala na zabezpieczenie ciągłości rozwoju architektury systemowej przedsiębiorstwa z wykorzystanie najnowszych zdobyczy technologicznych jak np. zaawansowane narzędzia optymalizacji, algorytmy predykcji AI i uczenie maszynowe.