Firmy, w uzupełnieniu do istniejących już systemów klasy ERP lub MES, coraz częściej poszukują rozwiązań do zarządzania, archiwizacji i obiegu dokumentów. Poznaj pełne spektrum możliwości narzędzi klasy ECM.
ECM to nie tylko archiwum dokumentów, ale też oprogramowanie dające możliwość pracy nad dokumentami przez wiele osób, wspólne opracowywanie treści, wprowadzanie zmian i komentarzy, a także zapewniające bezpieczeństwo oraz oszczędność czasu w każdej większej firmie. To narzędzie dzięki któremu każde przedsiębiorstwo może z łatwością wejść na ścieżkę digitalizacji procesów i dokumentów.
Czym jest system ECM?
Skrót pochodzi z języka angielskiego od Enterprise Content Management. Jest to specjalistyczne rozwiązanie służące do zarządzania elektroniczną archiwizacją, udostępnianiem oraz obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwach. Szczególnie przydatne w przypadku większych firm i organizacji, w których ilość różnego rodzaju informacji jest ogromna, a ich kontrola oraz sprawne zarządzanie jest niezwykle problematyczne, bez wdrożenia odpowiednich rozwiązań.
Zalety systemu ECM
Zautomatyzowany system ECM pozwala na dostęp do wszystkich dokumentów dotyczących działalności firmy. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi oraz łatwości obsługi każdy z pracowników może w dowolnym momencie odnaleźć interesujące go dane, co znacznie oszczędza czas w porównaniu z tradycyjnymi dokumentami w formie papierowej lub ich elektronicznymi odpowiednikami przechowywanymi na dyskach sieciowych lub dyskach stacji roboczych.
Wdrożenie ECM to przede wszystkim możliwość uporządkowania istniejących zbiorów dokumentów i innych obiektów, oraz wprowadzenia taksonomii opasującej je metadanymi. Dzięki nim, system oferuje łatwe wyszukiwanie poszczególnych dokumentów. Zaletą tego rozwiązania jest łatwość wyszukiwania za pomocą pojedynczych haseł, zawężenia daty do określonego okresu lub konkretnego dnia, według autorów czy nazw lub formatów plików.
Kolejnym atutem jest integracja systemu z najbardziej popularnymi pakietami biurowymi oraz ich aplikacjami takimi jak Word, Excel, Outlook czy PowerPoint. Dokumenty można od razu składować w ECM lub otworzyć z archiwum i edytować na swoim komputerze. System daje możliwość jednoczesnego dostęp do dokumentów rożnym pracownikom.
W ECM mamy możliwość implementacji mechanizmów kontroli dostępu i definiowanie uprawnień użytkowników. W zależności od uprawnień, użytkownicy mają możliwość zmiany treści poprzez aktualizację wersji dokumentu, komentowanie, umieszczanie adnotacji lub możliwością wspólnej edycji w przypadku dokumentów Office. Poszczególne zbiory lub nawet pojedyncze dokumenty mogą być udostępniane zdefiniowanej grupie osób, co zapewnia bezpieczny i kontrolowany dostęp do danych, których pracownicy potrzebują na co dzień.
Zdefiniowanie klas retencji w ECM to kolejny ważny element systemu, który pozwala nam przechowywać dokumenty przez wymagany prawnie okres czasu, zaspokajając potrzeby audytów, ale nie dłużej niż wymaga od nas tego prawo, zgodnie z dyrektywami RODO.
Silnik Workflow to także nieodzowny element systemów ECM. Nowe dokumenty mogą inicjować proste procesy weryfikacji i opiniowania dokumentów, ale nie tylko. Silnik jest w stanie odwzorować nawet najbardziej skomplikowane procesy w organizacji.
Ostatnim, choć nie mniej ważnym aspektem, jaki gwarantuje ECM, jest bezpieczeństwo danych. Umożliwiają to specjalne szyfrowanie AES, a także możliwość tworzenia poszczególnych stref szyfrowania, dzięki którym przydzielane zostają prawa dostępu poszczególnym użytkownikom.
Jednym z najbardziej nowoczesnych systemów do zarządzania zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie jest rozwiązanie OpenText Extended ECM. Platforma zapewnia zintegrowany dostęp do treści elektronicznych z wiodącymi aplikacjami funkcjonującymi w firmie. Dzięki czemu pracownicy z poziomu jednego narzędzia mogą korzystać z informacji dostępnych w wiodących systemach biznesowych, takich jak SAP®, Microsoft® Office 365, Salesforce®, SuccessFactors® czy innych. Co więcej rozwiązanie OpenText pozwala na wyświetlanie pobranych danych w aplikacji, w której pracuje użytkownik, dzięki czemu są one łatwo dostępne dla osób i procesów, które najbardziej ich potrzebują. Więcej na temat rozwiązania OpenText Extended ECM dostępne jest na stronie https://snt.pl/produkt/platforma-opentext-extended-ecm/.