W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, efektywne zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. SAP S/4HANA, jako zaawansowany system ERP, oferuje szeroki wachlarz funkcji wspierających zarządzanie procesami biznesowymi. Jednak aby w pełni wykorzystać potencjał tego systemu, niezbędne są odpowiednie szkolenia dla użytkowników końcowych. Szkolenia te, nie tylko zwiększają efektywność operacyjną, ale również minimalizują ryzyko błędów i przyspieszają adaptację do nowych technologii. W niniejszym artykule przyjrzymy się, jak szkolenia w SAP S/4HANA wpływają na efektywność wdrożeń oraz jakie korzyści przynoszą organizacjom.
Dlaczego warto inwestować w szkolenia SAP S/4HANA?
SAP S/4HANA to nowoczesny system ERP (Enterprise Resource Planning), zaprojektowany przez firmę SAP, który umożliwia przedsiębiorstwom zarządzanie ich zasobami w sposób bardziej efektywny i zintegrowany. System ten jest oparty na bazie danych HANA, co pozwala na przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym i zapewnia znacznie wyższą wydajność w porównaniu do tradycyjnych systemów. Przejście na SAP S/4HANA to kluczowy krok w kierunku przyszłości, a pełne wykorzystanie tego systemu wymaga znajomości nowych narzędzi i funkcji. Jednym z nich jest SAP Fiori – nowoczesny interfejs użytkownika, który wznosi doświadczenie pracy z systemem na zupełnie nowy poziom, zapewniając intuicyjny i mobilny dostęp do danych.
Co więcej, SAP zaprzestaje wspierania systemu SAP ECC już w 2031 r., co oznacza, że organizacje, które nie przejdą na nowsze rozwiązanie, będą musiały stawić czoła poważnym wyzwaniom związanym z utrzymaniem i bezpieczeństwem swojego systemu.
Samo wdrożenie SAP S/4HANA to dopiero początek, ponieważ to właśnie od prawidłowego przeszkolenia użytkowników końcowych, czyli osób, które na co dzień będą korzystać z systemu w swojej pracy, będzie zależeć to, czy system będzie prawidłowo wykorzystywany. Szkolenia nie tylko zmniejszają ryzyko błędów czy opóźnień w projekcie, ale przede wszystkim umożliwiają firmom maksymalne wykorzystanie pełnego potencjału systemu, co ma bezpośredni wpływ na efektywność, innowacyjność i konkurencyjność na rynku.
W związku z powyższym, aby przygotować się na nieuchronnie nadchodzące zmiany, jak również w pełni wykorzystać potencjał SAP S/4HANA, nie można sobie pozwolić na zbagatelizowanie znaczenia szkolenia użytkowników końcowych, jako że jest to fundament, na którym opiera się sukces całego wdrożenia.
Przeanalizujmy teraz studium wdrożenia systemu SAP, które doskonale ilustruje, jak niewystarczające szkolenia lub zbyt późne ich przeprowadzenie, może doprowadzić do porażki w implementacji systemu.
Stracone miliony
Znana amerykańska firma kosmetyczna REVLON popadła w kryzys finansowy i operacyjny po nieudanym wdrożeniu systemu SAP w 2018 roku, co miało poważne konsekwencje dla firmy. Wdrożenie systemu SAP miało na celu zmodernizowanie procesów biznesowych i zwiększenie efektywności operacyjnej. Jednakże, z kilku powodów, wdrożenie to zakończyło się niepowodzeniem, doprowadzając do poważnego kryzysu w firmie.
Konsekwencje:
- Straty finansowe: Revlon nie był w stanie zrealizować zamówień o wartości 64 milionów dolarów, co miało bezpośredni wpływ na płynność finansową firmy.
- Szkody wizerunkowe: brak realizacji zamówień przyczynił się do utraty zaufania wobec firmy ze strony klientów i inwestorów, a tym samym do zachwiania reputacji marki.
Przyczyny porażki:
- Problemy organizacyjne: Revlon miał już wcześniej problemy operacyjne związane z przejęciem Elizabeth Arden, które powinny zostać rozwiązane przed wdrożeniem systemu SAP.
- Brak odpowiedniego przygotowania i planowania: gigant kosmetyczny nie przeprowadził wystarczającej analizy przedwdrożeniowej, co doprowadziło do problemów związanych z przełożeniem procesów biznesowych na procesy w systemie SAP.
- Nade wszystko, niedostatecznie przeszkolenie użytkowników końcowych: pracownicy nie otrzymali odpowiedniego szkolenia, co utrudniło im zrozumienie nowego systemu, a tym samym korzystanie z niego, co bezpośrednio przełożyło się na funkcjonowanie biznesowe organizacji.
Jak przygotować dobre szkolenie:
Efektywne szkolenie użytkowników SAP S/4HANA wymaga dogłębnej analizy potrzeb szkoleniowych, która pozwala dostosować treści do specyfiki organizacji i jej pracowników. Proces ten zaczyna się od dokładnego zrozumienia ról i zadań, jakie użytkownicy pełnią w organizacji.
Każda firma wdrażająca SAP S/4HANA powinna przeprowadzić ocenę poziomu wiedzy i doświadczenia użytkowników z poprzednimi systemami ERP. Pracownicy, którzy już mają takie doświadczenie (np. SAP ECC), mogą potrzebować jedynie krótkiego szkolenia uzupełniającego, dotyczącego nowych funkcji oprogramowania, takich jak SAP Fiori. Z kolei pracownicy, którzy takiego doświadczenia nie mają, będą potrzebowali szkolenia bardziej szczegółowego, obejmującego podstawowe funkcje systemu oraz interfejs użytkownika.
Według raportu ClickLearn brak zrozumienia poziomu wiedzy użytkowników, prowadzi do wzrostu liczby błędów operacyjnych i obniżenia wydajności po wdrożeniu systemu. Dlatego tak ważne jest, aby dokładnie ocenić poziom wiedzy i umiejętności pracowników. Część z nich może potrzebować więcej wsparcia oraz uwagi w formie tradycyjnych szkoleń, podczas gdy bardziej zaawansowani użytkownicy, mogą preferować samodzielną naukę z wykorzystaniem platform e-learningowych.
Jaki rodzaj szkolenia wybrać?
- Szkolenia stacjonarne – oferują bezpośredni kontakt z trenerem, co umożliwia natychmiastowe wyjaśnianie wątpliwości oraz interakcje między uczestnikami. To szczególnie ważne dla osób, preferujących naukę w tradycyjnym środowisku i potrzebujących wsparcia w czasie rzeczywistym. Wadą szkoleń stacjonarnych jest ich koszt oraz konieczność wyłączenia pracowników z codziennych obowiązków na czas kursu, co może prowadzić do przerw w działaniu firmy.
- Szkolenia online – ich popularność znacząco wzrosła w czasie pandemii Covid-19, a większa elastyczność, jaką oferują, pozwala uczestnikom na uczestnictwo z różnych miejsc, często bez konieczności podróżowania. Ta forma edukacji przyczynia się do obniżenia kosztów związanych z logistyką, takich jak transport czy zakwaterowanie, ale także zapewnia bezpośredni kontakt z trenerem oraz możliwość interakcji, co sprzyja efektywnemu przyswajaniu wiedzy. Dodatkowym atutem jest możliwość nagrywania sesji, dzięki czemu uczestnicy mogą wracać do materiału i dostosować tempo nauki do swoich potrzeb.
- E-learning – zapewnia maksymalną elastyczność czasową i lokalizacyjną, jako że użytkownicy mogą uczyć się we własnym tempie, co minimalizuje zakłócenia funkcjonowania biznesowego organizacji. Materiał może być wielokrotnie powtarzany, a platformy e-learningowe jak np. SAP Learning Hub często oferują interaktywne treści, ułatwiające zrozumienie skomplikowanych procesów. Wadą tej formy jest brak bezpośredniego kontaktu z trenerem, co może utrudniać rozwiązywanie trudniejszych problemów na bieżąco.
Podsumowując połączenie tych trzech form nauczania – stacjonarnego, online i e-learning – pozwala osiągnąć najlepsze wyniki, zwiększając zaangażowanie uczestników oraz skracając czas potrzebny do adaptacji do nowego systemu.
Poniżej prezentujemy przykładowe narzędzia wspomagające naukę obsługi systemu SAP:
- SAP Learning Hub – to platforma edukacyjna stworzona przez firmę SAP, oferująca szeroki zakres materiałów edukacyjnych, pomagająca użytkownikom zrozumieć funkcjonowanie systemu oraz udoskonalać swoje praktyczne umiejętności.
- SAP Enable Now – narzędzie to pozwala na tworzenie interaktywnych kursów e-learningowych w postaci całych procesów biznesowych danej organizacji w dokładnie odwzorowanym środowisku systemu SAP w ramach Enable Now.
- Metoda „train the trainer” – polega na przeszkoleniu kluczowych użytkowników (tzw. super użytkowników), którzy następnie szkolą resztę zespołu. Taka strategia szczególnie znajduje swoje zastosowanie w przypadku ogromnych projektów, gdzie jest duża liczba użytkowników końcowych do przeszkolenia. Zmniejsza ona koszty szkolenia, ponieważ firma może wykorzystać swoje wewnętrzne zasoby do dalszego przekazywania wiedzy. Super użytkownicy stają się także wsparciem dla zespołu po zakończeniu wdrożenia, co pomaga w szybszym rozwiązaniu problemów, pojawiających się podczas codziennej pracy z systemem.
Wybór odpowiedniej metody i formy szkoleń jest kluczowy dla sukcesu wdrożenia systemu SAP. Warto skorzystać z doświadczenia partnera wdrożeniowego, który nie tylko zaplanuje, ale także przeprowadzi kompleksowe szkolenia teoretyczne i praktyczne dla całego zespołu, od użytkowników końcowych po administratorów systemu. Eksperci tacy jak Axians oferują pełne wsparcie zarówno podczas wdrożenia, jak i po starcie systemu, co pozwala na sprawną tranzycję do nowego środowiska.
Płynne wdrożenie SAP S/4HANA stanowi kluczowy moment w cyfrowej transformacji firmy, wymagający starannego zaplanowania nie tylko w aspekcie technicznym, ale także pod względem szkoleń, których waga zbyt często bywa niedoceniana.
Wspólne opracowanie strategii wdrożenia i programu szkoleń dla użytkowników końcowych ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Skuteczne szkolenia pozwalają na szybkie i efektywne przyswojenie nowych funkcji systemu, co przekłada się na sprawniejsze wdrożenie i maksymalne wykorzystanie potencjału SAP S/4HANA. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu zespół jest w stanie w pełni wykorzystać możliwości systemu, co bezpośrednio wpływa na efektywność procesów biznesowych.