Zgodnie z aktualnymi zapowiedziami Ministerstwa Finansów już w przyszłym roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkową rzeczywistością w Polsce. Będziemy w tym zakresie jednym z pionierów w Europie – przed nami tylko Włochy, Hiszpania i Portugalia wprowadziły podobne inicjatywy.
Nie oznacza to jednak, że polskie firmy są przygotowane na tę zmianę. Potwierdzają to dane Eurostatu, które wskazują, że w zeszłym roku zaledwie 1 na 10 firm w Polsce wprowadziło całkowicie elektroniczne faktury. Te dane mogą dziwić, szczególnie w erze komunikacji cyfrowej, gdy większość faktur jest przesyłana drogą e-mailową. Okazuje się jednak, że 6 na 10 firm wysyła faktury o charakterze nieustrukturyzowanym. To m.in. skany czy pliki PDF, które nie są dokumentami gotowymi do automatycznego przetwarzania przez systemy księgowe. O ile nie stanowi to problemu w mniejszych przedsiębiorstwach, o tyle w większych organizacjach o złożonej strukturze ręczne przetwarzanie każdej faktury jest bardzo czasochłonne, czasami fizycznie niemożliwe.
Fakturowanie nie jest takie proste
Według analityków Axians dość często zdarza się, że jeden dokument jest nawet pięciokrotnie przekazywany z rąk do rąk, zanim finalnie trafi do systemu. Taki proces obejmuje m.in. weryfikację prawidłowości danych na fakturze czy przepisanie informacji z dokumentu. W większych organizacjach, gdzie wiele osób zarządza różnymi projektami we współpracy z licznymi podwykonawcami i musi dodatkowo konsultować kwestie finansowe z księgowością czy kadrami, faktury często są przetrzymywane, gubione, czy wystawiane niezgodnie z ustaleniami – na przykład w zakresie terminu płatności czy nazwy spółki, na którą ma być wystawiony dokument.
Problemy pojawiają się szczególnie w sytuacjach, gdy ktoś jest na urlopie, kończy współpracę z firmą lub zostaje oddelegowany do realizacji innych projektów, a osoba weryfikująca dokument nie ma pełnej wiedzy o temacie. Nasi konsultanci często podkreślają, że często nawet tak naturalna kwestia, jak zmiana siedziby firmy może generować wiele niepotrzebnych kłopotów. Na wszystkie te wyzwania można odpowiedzieć, przechodząc na faktury całkowicie elektroniczne, które mogą być automatycznie przetwarzane przez system księgowy.
Dlaczego warto sięgać po e-faktury?
Całkowita digitalizacja faktur to przede wszystkim możliwość automatyzacji wielu procesów, m.in. poprzez skanowanie dokumentów, przekształcanie obrazów w tekst (technologia OCR), klasyfikowanie rodzaju faktury, przyporządkowywanie do projektu czy klienta, walidowanie danych na nich, pozyskiwanie akceptacji biznesowych.
Tym samym szereg czynności związanych z przetwarzaniem jednego dokumentu można usprawnić poprzez ustalenie odpowiednich procedur w systemie, ograniczając tym samym liczbę wysyłanych e-maili, gubienie korespondencji czy nieporozumienia w komunikacji. A po realizacji przelewu, dokument trafia do archiwizacji zgodnie z określonymi wcześniej regułami. Co więcej, nie tylko pliki PDF czy skany faktur mogą być przetwarzane przez takie rozwiązania. Firmy mogą w ten sposób automatyzować procesowanie dokumentów z dowolnych źródeł: całych paczek plików, załączników poczty elektronicznej, systemów zakupowych, publicznych platform zakupowych.
Taka faktura automatycznie przetworzona przez system jest wysyłana do decydentów, którzy jednym przyciskiem potwierdzają jej prawidłowość i przyporządkowanie oraz zatwierdzają przekazanie do wypłaty. Tę procedurę można zmienić w zależności od potrzeb danej firmy. Bonusem są dodatkowe, zaawansowane funkcjonalności, takie jak weryfikacja podpisów elektronicznych, zmiana formatu plików, dodawanie znaków wodnych lub oznaczeń czasowych, czy łączenie, dzielenie lub pomijanie stron w dokumencie.
Jak zintegrować firmę z KSeF?
Wprowadzenie centralnego systemu fakturowania może zatem przełożyć się na dodatkowe uproszczenie procesów biznesowych w wielu firmach, które będą zmuszone do cyfryzacji procedur fakturowania. Szczególnie biorąc pod uwagę, że eliminuje on konieczność przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur do organów podatkowych, redukuje koszty związane z przechowywaniem dokumentów fizycznych i – jak deklaruje ustawodawca – umożliwia szybszy zwrot podatku VAT.
Obecnie jednak wiele firm jeszcze nie wie, z czym się wiąże wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur i w jaki sposób mają zintegrować z nim swoje procesy. Przedsiębiorstwa, które już korzystają z systemów klasy ECM czy ERP, mają w tym zakresie łatwiejszą sytuację – mogą bowiem w stosunkowo prosty sposób skorzystać z gotowych narzędzi, które umożliwią automatyczne połączenie z KSeF.
Przykładem jest SAP, którego użytkownicy mogą skorzystać z szeregu propozycji, takich jak rozwiązanie opracowane przez S&T, opartego o komponent SAP Invoice Management by OpenText, aby wdrożyć elektroniczny obieg faktur i sprawnie połączyć go z państwową platformą. Możliwości takich integracji obejmują załączanie pomocniczych dokumentów do faktury, co umożliwia wyświetlanie wszelkich cyfrowych treści z plików zakupowych bezpośrednio w interfejsach użytkownika systemu SAP, a także funkcjonalność przechowywania wszystkich e-faktur w dedykowanym i odpowiednio zabezpieczonym archiwum dokumentów dla tego systemu. Dodatkowo, w takim narzędziu standardowo cały proces przetwarzania dokumentów przychodzących jest monitorowany, dzięki czemu można uzyskać łatwy wgląd w różne dane analityczne, w tym KPI czy wizualizacje w postaci pulpitów.
Ogromną zaletę dedykowanego oprogramowania do obsługi elektronicznego obiegu faktur może stanowić również wbudowana integracja techniczna z Krajowym Systemem e-Faktur. Przykładami wykorzystania bezpośredniego połączenia z centralną platformą, mogą być m.in. funkcjonalności takie jak archiwizacja faktury z KSeF w postaci pliku XML oraz jej wizualizacja w postaci załącznika w formacie PDF.
Czy KSeF będzie korzystny dla firm w Polsce?
Biorąc pod uwagę, że wystawianie i otrzymywanie faktur jest fundamentem działania każdego biznesu, implementacja odpowiedniego rozwiązania, dostosowanego do potrzeb firmy, może znacząco zredukować czas poświęcany na fakturowanie i wydatki związane z obsługą dokumentów księgowych. Nadchodzący wymóg korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko okazja, aby zmniejszyć zużycie papieru, ale także dostęp do szerszego spektrum możliwości związanych z elektronicznym obiegiem faktur. Mimo że integracja z państwową platformą potrzebować będzie odpowiedniego przygotowania, w dalszej perspektywie zyskać mogą na tym wszystkie strony transakcji handlowych przeprowadzanych w Polsce.
Wchodzimy w nową erę digitalizacji. To, czy polskie firmy skorzystają z szans oferowanych przez nią, zależy tylko od nich.
