W dniu 1 grudnia 2022 r. Rządowe Centrum Legislacji opublikowało projekt ustawy o zmianie ustawy od podatku towarów i usług, która wprowadzi duże zmiany w codzienności polskich przedsiębiorców. Jakie obowiązki czekają na firmy działające w Polsce w 2023 roku?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) oficjalnie stanie się obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2024 r., co oznacza, że firmy w Polsce mają jeszcze 12 miesięcy na przygotowanie się do implementacji elektronicznego fakturowania. Jednak skala zmian, jakie muszą przejść, jest na tyle duża, że przygotowania warto zacząć już w 2023 roku. W końcu konieczność przekazywania instytucjom państwowym dużej ilości informacji w formie ustrukturyzowanej musi wymusić zmiany w zakresie procesów oraz oprogramowania.
Jakie nowe obowiązki dla przedsiębiorców wprowadza KSeF?
Od 1 stycznia 2024 r. każda czynność, która wymaga udokumentowania fakturą zgodnie z przepisami ustawy o podatku VAT będzie musiała wiązać się z użyciem KSeF. W praktyce obejmie to każdą fakturowaną transakcję sprzedaży lub świadczenia usługi na rzecz innych przedsiębiorców (B2B), podmiotów publicznych (B2G) i klientów prywatnych (B2C), a także korekty wystawionych dokumentów. Obowiązkiem korzystania z centralnego systemu zostaną objęte również podmioty korzystające ze zwolnienia z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Jakie kroki powinni podjąć przedsiębiorcy przed 1 stycznia 2024 r.?
Zakres czynności, które będą wymagać zmian proceduralnych po stronie przedsiębiorcy jest bardzo szeroki, dlatego warto się do niego przygotować wcześniej. Pierwszym krokiem, jaki przedsiębiorcy powinni podjąć w związku z Krajowym Systemem e-Faktur jest dostosowanie wykorzystywanych aktualnie w firmie systemów informatycznych, aby były w pełni zgodne z nowymi przepisami i umożliwiały automatyczną komunikację z platformą KSeF. W przypadku wielu systemów CRM, ERP czy ECM często są już dostępne odpowiednie rozszerzenia, które ułatwią ten proces. Użytkownicy SAP mogą skorzystać m.in. z autorskiego rozwiązania S4/KSeF firmy Axians opartego o dedykowany kokpit dla dokumentów sprzedaży i o komponent SAP Invoice Management by OpenText, wspierający proces przyjmowania faktur zakupu z KSeF.
Warto zadbać także o szkolenia dla pracowników księgowości oraz skorzystać z tego, że dostępna jest już strefa testowa na platformie KSeF. Dzięki korzystaniu z niej można szybko zweryfikować prawidłowość procesów, dostosować je do potrzeb firmy i zobaczyć, które obszary jeszcze wymagają poprawy przed 1 stycznia 2024 roku.
Dlaczego warto przystąpić do Krajowego Systemu e-Faktur w 2023?
Mimo, że termin obowiązkowego wdrożenia KSeF przypada dopiero na styczeń 2024 roku, warto już teraz zainteresować się tematem, nie czekając na ostatnią chwilę. Przedsiębiorcy, którzy zaczną korzystać z e-faktur jeszcze w 2023 roku, mogą liczyć na szereg korzyści, które sprawiają, że warto rozważyć wcześniejsze wdrożenie centralnej platformy fakturowania. Dobrowolni użytkownicy Krajowego Systemu e-Faktur zyskają od momentu wejścia do KSeF zwolnienie z obowiązku archiwizacji i przechowywania dokumentów oraz skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 40 dni.
Dodatkowo, zaletą KSeF jest to, że w przypadku przystąpienia do systemu zarówno wystawiającego fakturę, jak i jej odbiorcy, nabywca otrzymuje fakturę praktycznie w czasie rzeczywistym – natychmiast po jej wystawieniu. Nie ma ryzyka zgubienia dokumentu, wydłużonego czasu oczekiwania na jego otrzymanie lub nieporozumień. To w efekcie może przełożyć się na krótszy czas oczekiwania na płatność za daną fakturę, a więc sprawniejsze przepływy finansowe w biznesie.
