Z naszych rozmów z klientami Axians wynika, że niepewność regulacyjna i kolejne przesunięcie terminu wdrożenia KSeF przyczyniają się do opóźniania integracji firm z centralną platformą fakturowania. Trzeba jednak mieć świadomość, że prędzej czy później KSeF stanie się oficjalnie obowiązkowy. A proces jego wdrożenia nie jest taki prosty – to zbiór procesów, które wymagają udziału bardzo wielu decydentów i nierzadko zmiany procedur obowiązujących w firmie.
Kolejne przesunięcie terminu obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur zostało już ogłoszone. Ale sama platforma działa już od dłuższego czasu i coraz więcej firm oraz instytucji korzysta z niej już teraz mimo niedoskonałości systemu.
Kiedy w życie wejdzie obowiązek KSeF?
Obligatoryjna integracja z KSeF-em wejdzie w życie dopiero w lutym 2026 roku – lub w kwietniu 2026 roku w przypadku firm, których wartość sprzedaży w 2025 roku wyniesie mniej niż 200 milionów złotych. Wydawałoby się, że to dość odległy termin, który daje bezpieczeństwo i komfort odwlekania rozpoczęcia działań. Nie pomagają również kolejne decyzje o przesuwaniu terminu obowiązkowej integracji KSeF i doniesienia o efektach audytu przeprowadzonego na zlecenie Ministerstwa Finansów. Taka interpretacja jest jednak błędna, jeśli weźmiemy pod uwagę ilość pracy niezbędnej do skutecznej implementacji takiej integracji.
Które procesy biznesowe zostaną zmienione przy integracji KSeF?
Zdrowy rozsądek nakazywałby przygotowywanie się do integracji z KSeF nawet na kilka lat przed ostatecznym terminem, a nie na ostatnią chwilę. Wdrożenie takiej integracji to zbiór procesów, które wymagają udziału bardzo wielu decydentów i nierzadko zmiany procedur obowiązujących w firmie. Należy pamiętać, że KSeF diametralnie zmienia proces wystawiania faktur sprzedaży i ich doręczania kontrahentom. W praktyce prawie każda czynność, która będzie wymagała udokumentowania fakturą zgodnie z przepisami ustawy o podatku VAT, będzie automatycznie wiązać się z wykorzystaniem KSeF-u do fakturowania. Chodzi tu głównie o transakcje sprzedaży czy świadczenia usług B2B lub B2G, a także korekty wystawianych dokumentów.
Jak będzie wyglądać obieg faktur w KSeF?
Po poprawnym wprowadzeniu faktury do KSeF i nadaniu jej tam unikalnego identyfikatora zostanie ona uznana za wystawioną przez sprzedawcę i za dostarczoną nabywcy. Faktura elektroniczna wystawiona w KSeF istnieje w jednej wersji, wspólnej dla obu stron oraz posiada specjalny numer identyfikacyjny. Rozwiązanie sprzyja transparentności i uniemożliwia gubienie dokumentów. Raz wprowadzona do systemu faktura nie będzie mogła z niego być usunięta, a jedynie skorygowana. Można w sumie powiedzieć, że skoro cyfrowa platforma łączy ze sobą obie strony transakcji, to KSeF jest po prostu takimi „social mediami” dla obiegu faktur.
Nawet podmioty zwolnione z VAT czy zidentyfikowane do szczególnej procedury unijnej OSS będą musiały korzystać z KSeF, o ile posiadają polski identyfikator podatkowy (NIP). Fakultatywnie będzie można również przesyłać do KseF faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).
Dlaczego warto zintegrować systemy firmowe z KSeF jak najszybciej?
Jak zatem widać, nowości w procesach jest sporo. Z naszego doświadczenia wynika, że im szybciej przedsiębiorstwo „wgryzie się” w temat, tym lepiej – umożliwia to zaoszczędzenie wielu nerwów.
Zdaję sobie sprawę z tego, że Ministerstwo zakłada dodatkowe odroczenia niektórych obowiązków związanych z wprowadzeniem KSeF. Dodatkowo przeprowadzony audyt wykazał wiele mankamentów obecnego rozwiązania, a wnioski z przeprowadzanych wcześniej konsultacji społecznych mogą stwarzać wrażenie, że obecnie działające rozwiązanie jest jeszcze dalekie od ostatecznej formy.
A z drugiej strony, chociaż w międzyczasie mogą zajść zmiany w funkcjonowaniu KSeF, nie powinny one być rewolucyjne. Samo Ministerstwo Finansów podkreśla, że prowadzi prace w taki sposób, aby w rozwiązaniach przygotowanych już teraz przez dostawców oprogramowania skala zmian była jak najmniejsza. A jeśli takowe zajdą, to łatwiej będzie dostosowywać do nich już działającą na żywym organizmie wersję oprogramowania niż budować od podstaw całe rozwiązanie w trybie „last minute”.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby już teraz produkcyjnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. I jestem przekonana, że warto z tej możliwości skorzystać już jak najszybciej, aby sprawdzić gotowość firmy na cyfrową rewolucję. Im prędzej przedsiębiorstwo podejmie rękawicę wyzwania, tym szybciej dostosuje się do nowej, zdigitalizowanej rzeczywistości.
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur oraz naszych realizacjach przeczytasz na dedykowanej stronie.
Chcesz zintegrować KSeF z systemem SAP? Poznaj nasze dedykowane rozwiązanie.
