Pandemia pokazała bezwzględnie, że najważniejszą kompetencją, która decyduje o konkurencyjności przedsiębiorstwa jest zdolność do szybkiego odpowiadania na zmienność otoczenia.

Jednym z efektów tej sytuacji jest znaczące przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej firm. Prawidłowo wdrożony system do zarządzania zasobami w przedsiębiorstwie jest w stanie wzmocnić elastyczność przedsiębiorstwa. Jakie jeszcze korzyści niesie za sobą wdrożenie systemu ERP?

Wyeliminowanie papierowych dokumentów

Pandemia zmusiła nas do ograniczenia kontaktów między ludźmi i spowodowała, że firmy masowo zwróciły się ku elektronicznemu obiegowi dokumentów. Musimy więc przygotować się do cyfryzacji procesów i zminimalizować udział papierowych wersji na rzecz cyfrowego obiegu. Co ważniejsze – cyfryzacja transakcji biznesowych nie tylko je przyspiesza, ale przede wszystkim pozwala by były dokładne i przejrzyste. W zmieniającym się otoczeniu biznesowym staje się to kluczowym aspektem.

Automatyzacja w gromadzeniu danych

Gromadzenie danych w ustrukturyzowany i zautomatyzowany sposób przekłada się na możliwości wydajnego zarządzania skomplikowanymi procesami biznesowymi. W erze, w której rzetelne dane są najbardziej pożądanym surowcem, ich kontrola oraz bieżąca analiza jest kluczowa w podejmowaniu właściwych decyzji biznesowych. Istotna jest także świadoma decyzja przedsiębiorstwa jakie dane chce gromadzić, ponieważ ich pozyskanie i analiza jest kosztem, który organizacja będzie ponosić. Ilość danych rośnie w rewolucyjnym tempie – w 2020 roku ludzkość wygeneruje dwa razy tyle danych co w 2018 roku. A jak wskazuje w swoich prognozach IDC – ilość danych wygenerowanych przez najbliższe trzy lata, przewyższy tę z ostatnich 30 lat. Nie ma więc sensu angażować czasu pracowników i ponosić kosztów pozyskiwania danych, których w konsekwencji nie wykorzystamy.

Obniżenie i mapowanie ryzyk

W zmieniającej się rzeczywistości biznesowej i dynamicznym otoczeniu regulacyjnym, niezbędne staje się posiadanie narzędzi do zarządzania ryzykiem. Scentralizowany system ERP, wspomagający zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, odzwierciedlający faktyczne procesy biznesowe i przetwarzający rzetelne dane pozwala na zachowanie zgodności z aktualnie obowiązującymi przepisami, a także wychwycenie znacznie szybciej nieprawidłowości oraz ryzyk.

Tym bardziej, że nowoczesne systemy wspierające zarządzanie, są szerszymi rozwiązaniami niż klasyczny system ERP i oferują użytkownikom takie nowoczesne funkcje jak wsparcie komunikacji, pracy grupowej, czy też powiadamianie o sytuacjach nietypowych. Ta ostatnia funkcja jest warta uwagi – przy dużej liczbie zadań pozwala się skoncentrować w pierwszej kolejności na tych najistotniejszych.

Wady i zalety systemów klasy ERP

Zintegrowane systemy klasy ERP mogą przynieść każdej organizacji zarówno wiele korzyści jak i ograniczeń, jeśli nie zostaną dobrze wdrożone.

Wśród najważniejszych zalet tego rodzaju oprogramowania wymienić należy przede wszystkim nadzór nad kluczowymi procesami w firmie, dostęp do rzetelnych danych/raportów, czy wsparcie integracji procesowej przedsiębiorstwa rozumianej jako jednokrotne wprowadzanie danych do systemu, dostępnych dla wielu użytkowników obsługujących różne procesy. W efekcie rzetelnej implementacji systemu klasy ERP firma może podnieść efektywność kosztową oraz wygenerować oszczędności.

Większość trudności związanych z wykorzystaniem systemów wspierających zarządzanie bierze się przede wszystkim z nieprawidłowego procesu wdrożenia systemu ERP w danym przedsiębiorstwie. Nieścisłości na tym etapie mogą doprowadzić nawet do czasowego wstrzymania działalności biznesowej. Do najczęstszych błędów należą:

• Założenie, że projekt wdrożenia systemu klasy ERP powinien być zrealizowany przez dział informatyki, a nie menedżerów biznesowych, którym ma służyć,
• Brak wsparcia kadry menadżerskiej i umocowania w Zarządzie, który w oparciu o raporty i analizy pochodzące z systemu będzie podejmować właściwe decyzje biznesowe,
• Rozbieżność pomiędzy rzeczywistymi procesami biznesowymi, a tym co jest rejestrowane w systemie,
• Wprowadzanie do systemu złej jakości danych,
• Brak działających faktycznie ról Kluczowych Użytkowników systemu klasy ERP w organizacji, to znaczy osób które będą rozumiały procesy biznesowe oraz możliwości samego oprogramowania. Kluczowi użytkownicy są odpowiedzialni za proponowanie rozwiązań IT realnie wspierających zmieniający się biznes,
• Zbyt daleko posunięte skastomizowanie systemu, które jest kosztowne w utrzymaniu i utrudnia aktualizowanie systemu w przyszłości.

Proces wdrożenia czy zmiany systemu wspomagającego zarządzanie nie jest łatwy. Zwykle obejmuje wszystkie kluczowe procesy przedsiębiorstwa, angażuje wielu pracowników i oznacza dodatkowe obowiązki. Projekt wymaga od organizacji przygotowania: uporządkowania danych, zastanowienia się nad procesami biznesowymi, przemyślenia dalszych kroków po wdrożeniu, czy sposobów rozwoju i utrzymania systemu. Dlatego warto przeprowadzać ten proces z doświadczonym partnerem, który połączy wiedzę technologiczną oraz biznesową z doświadczeniem wdrożeniowym.