Coraz więcej krajów, w tym także i Polska, decyduje się na wdrożenie centralnego systemu obsługi faktur. Jakie są faktyczne korzyści z e-fakturowania?
Wielu dostawców i kupujących każdego roku wysyła i otrzymuje tysiące faktur w formie papierowej, a każda taka faktura wymaga czasochłonnego i obarczonego błędami ręcznego przetwarzania. Przy dużej liczbie transakcji zachowanie efektywności procesu fakturowania staje się wyzwaniem, a liczba błędów i pomyłek rośnie. Rozwiązaniem jest e-fakturowanie. Automatyzacja i depapieryzacja, które niesie ze sobą cyfryzacja w tym obszarze prowadzą do zwiększenia wydajności, dokładności i transparentności całego procesu. Ale to wcale nie jedyna i niekoniecznie najważniejsza z korzyści e-fakturowania.
Dlaczego jeszcze warto przerzucić się na elektroniczne fakturowanie?
Przestawienie procesu fakturowania na cyfrowe tory oznacza, że faktury wystawiane przez firmę mają postać elektroniczną – łatwiejszą do wysłania, ale także do przyjęcia przez kontrahenta, który korzysta już z e-fakturowania. Z drugiej strony, elektroniczne fakturowanie daje firmie możliwość przyjmowania faktur elektronicznych w formacie XML lub EDI i automatycznego kierowania ich do systemów księgowych i płatniczych, gdzie są rozliczane i księgowane. A jeśli dostawcy nie mają możliwości samodzielnego wystawienia faktury elektronicznej, nic straconego – mogą skorzystać z udostępnionych im narzędzi online.
Ale to nie wszystko. Elektroniczne fakturowanie jest bowiem znakomitym narzędziem, które jest w stanie zagwarantować firmom z niego korzystającym zgodność z regulacjami krajowymi dotyczącymi podatku VAT, bo wiele państw dysponuje już standardami e-fakturowania. I tu dochodzimy do kolejnego wyzwania. Krajowe standardy różnią się między sobą i podlegają częstym aktualizacjom. Firmom operującym na wielu rynkach łatwo się w tym pogubić, a konsekwencje non-compliance mogą oznaczać poważne kary finansowe, a nawet utratę biznesu na danym rynku. Ryzyka te minimalizują systemy e-fakturowania stworzone OpenText. Gwarantują one zgodność ze standardami i regulacjami rządowymi w zakresie podatku VAT na różnych rynkach, uwzględniając przy tym lokalną i regionalną specyfikę (np. regulacje na szczeblach ponadpaństwowych) i dbając o ich aktualizację.