Wiele biznesów utrzymuje swoją przewagę konkurencyjną dzięki samodzielnie wypracowanym rozwiązaniom. Zarządzanie i ochrona tych zasobów to wyzwanie, z którym pomagają systemy ECM.
Systemy zarządzania treścią takie jak ECM przeważnie są postrzegane jako wsparcie w pracy z dokumentami w firmie i porządkowaniu procesów związanych z nimi. Często jednak okazuje się, że istotnie pomagają one również w ochronie własności intelektualnej i zarządzaniu nią. Patenty, znaki towarowe, prawa autorskie, tajemnice handlowe – to wybrane elementy własności intelektualnej, z którymi na co dzień pracują firmy, zarówno te mniejsze, jak i większe.
Wiele biznesów utrzymuje swoją przewagę konkurencyjną dzięki samodzielnie wypracowanym rozwiązaniom, które można określić jako tajemnicę handlową firmy. Mogą to być konkretne projekty architektoniczne lub inżynierskie, ale także metody prowadzenia procesów lub wewnętrzne prezentacje biznesowe. Przekazanie takich informacji w nieupoważnione ręce lub ich zgubienie wśród stosu licznych dokumentów może wiązać się z istotnym obniżeniem jakości usług świadczonych przez firmę, a nawet doprowadzić do jej upadku.
Jak się okazuje, na pomoc przychodzą systemy Enterprise Content Management, które dzięki możliwościom porządkowania procesów związanych z obiegiem dokumentów znajdują doskonałe zastosowanie m.in. na polu przechowywania i ochrony własności intelektualnej.
Kontrola dostępu do dokumentów
W firmach często przekazuje się dokumenty różnymi kanałami: poprzez e-mail, komunikatory czy narzędzia do współpracy w chmurze. Taki sposób współpracy, odbywający się często w zawrotnym tempie, utrudnia kontrolę dostępu do tych dokumentów, w efekcie zwiększając prawdopodobieństwo udostępnienia tajnych danych nieuprawnionemu podmiotowi, na przykład poprzez omyłkowe przesłanie błędnego załącznika osobie z innego działu, podwykonawcy lub kontrahentowi. Wdrożenie systemu ECM, który umożliwia przechowywanie dokumentów w jednym miejscu, znacząco ogranicza ryzyko wystąpienia takich sytuacji i umożliwia kontrolowanie na bieżąco, komu jest udostępniana dana informacja oraz sprawne przyznawanie i odbieranie dostępu. Usprawnia też proces recenzowania pracy w przypadku, gdy nad jednym dokumentem pracuje wiele osób, oraz zbieranie akceptacji od wielu decydentów.
Kiedy firma posiadająca wdrożony system ECM chce budować zespoły robocze pracujące nad własnością intelektualną z udziałem osób, które nie są częścią organizacji, pojawia się kłopot w zorganizowaniu dostępu do systemu. Nie tylko licencjonowanie może stanowić wyzwanie, ale również kontrola zmian i nadzór nad wersjonowaniem wypracowywanych źródeł oraz plików inżynierskich.
Współpraca z zewnętrznymi podwykonawcami
Najlepiej, gdyby system był pod ścisłą opieką i nadzorem uprawnionych pracowników firmy, a tylko niektóre pliki były przesyłane na zewnątrz. W systemach ECM w odpowiedzi na to wyzwanie stosuje się tzw. transmittale, które są zestawem dokumentów wysyłanych z jednej organizacji do drugiej. Ich struktura jest uprzednio ustalana przez obie strony. Transmittale są zwykle używane w branży architektonicznej, budowlanej i inżynieryjnej – chociaż nie tylko – i służą do wymiany dokumentów, które są wspólnie edytowane. Oprócz plików, przekaz zazwyczaj zawiera spis z listą wysyłanych dokumentów i ich numerów rewizji, a także dane kontaktowe stron wysyłającej i odbierającej. Nadawca przekazu może dołączyć do arkusza przekazu wiadomość lub instrukcje, które opisują cel, prośbę o odpowiedź, oraz wyznaczenie terminu na informację zwrotną.
Strona odbierająca w ten, bezpieczny sposób otrzymuje dokumenty do wglądu, opiniowania lub modyfikacji i po wprowadzeniu modyfikacji może zwrócić je do strony nadającej, przy zachowaniu tej samej struktury pliku. W ten sposób powstaje Submittal, czyli paczka zwrotna. Gdy osoba odpowiedzialna odbierze Submittal w systemie ECM organizacji, sprawdza zawartość przesłanych informacji i ich zgodność z ustaleniami. Na tym etapie można zatwierdzać lub odrzucać propozycje modyfikacji poszczególnych dokumentów. W przypadku akceptacji przesłanej zawartości, dokumenty w ECM firmy inicjującej transakcję zostaną nadpisane w bezpieczny sposób, z zachowaniem podglądu historii wersji. Dzięki takiemu procesowi można usprawnić współpracę z podwykonawcami, zarazem zachowując bezpieczeństwo i kontrolę nad dokumentami przychodzącymi do organizacji.
Zabezpieczenie i konsolidacja informacji
Co więcej, samo przechowywanie dokumentów w systemie ECM podnosi poziom ich bezpieczeństwa, biorąc pod uwagę, że wszystkie ważne informacje znajdują się w jednym miejscu, zamiast na różnych dyskach czy komunikatorach. W ten sposób łatwiej jest je chronić także przed potencjalnymi atakami hakerskimi. Niektóre systemy Enterprise Content Management mają nawet wbudowane narzędzia z zakresu cyberbezpieczeństwa, które zapewniają dodatkową warstwę ochronną dla informacji – także tych związanych z własnością intelektualną firmy.
Konsolidacja informacji w jednym miejscu przydaje się także przy audytach, np. związanych ze zdobywaniem certyfikacji dla firmy lub weryfikowaniem danych finansowych. W przypadku potrzeby zaprezentowania potwierdzeń dokonania konkretnych działań lub innych dokumentów, odpowiednie ich uporządkowanie i oznakowanie, a także możliwość przekazania zbiorczego dostępu kontrolerom mogą znacząco usprawnić przebieg takiego procesu.
Porządek w dokumentach
Dokumenty w systemie ECM można oznaczać odpowiednimi metadanymi, przypisywać do konkretnych osób i zapisywać w określonych miejscach. Dzięki temu łatwiej wyszukiwać informacje nawet w sytuacji, gdy nie wiemy, jak dokładnie nazywa się dany plik lub jakie znajdują się w nim frazy. To szczególnie przydatne w firmach, które doświadczają sporej rotacji lub prowadzą wieloletnie badania. Znalezienie projektu silnika czy prezentacji sprzed 10 lat, opracowanych przez zespół, który już od dawna nie pracuje w danym miejscu, staje się o wiele łatwiejsze. Nie trzeba przeszukiwać archiwów skrzynek elektronicznych lub dzwonić do byłych pracowników. Dodatkowo, podgląd historii informacji umożliwia ustalenie, jak się zmieniał dokument, kto był autorem konkretnej poprawki lub pomysłu, a w razie konieczności – nawet przywrócenie stanu pliku do jednej z poprzednich wersji.
Dzięki wskazanym wyżej funkcjonalnościom systemu ECM, firmy mogą efektywniej uzyskiwać dostęp do wiedzy własnej zdobywanej i opracowywanej przez lata, wykorzystując ją do odpowiedniego ukierunkowania badań naukowych, przyśpieszenia prac nad nowymi technologiami lub znajdowania rozwiązań problemów, np. przy próbie naprawy urządzenia zbudowanego dekadę temu. Możliwość skorzystania z takich zbiorów informacji znacząco skraca czas wytwarzania innowacji, co przekłada się na rozwój biznesu.
