Globalna digitalizacja biznesu to przede wszystkim zasługa rozwiązań opartych o chmurę. Dotyczy to również systemów ERP, które według najnowszych prognoz Gartnera już w 2024 roku mają być wykorzystywane przez ponad 60% organizacji na całym świecie w postaci ekosystemu aplikacji i technologii.
Korzystanie z ERP w chmurze wiąże się z szeregiem korzyści takich jak zmniejszenie kosztów operacyjnych czy administracyjnych, a nawet zwiększenie terminowości dostaw. Jak wynika z badania Aberdeen Group, przeniesienie takiego systemu do chmury może przełożyć się na zwiększenie efektywności kosztowej we wspomnianych wcześniej obszarach nawet o 22-24%. Systemy ERP stają się także ważne w dobie budowania Digital Workplaces – cyfrowych miejsc pracy. Jak wskazuje raport portalu myERP, funkcjonalności usprawniające wykonywanie zadań z domu zostały docenione przez ponad połowę ich użytkowników.
Co więcej, po wdrożeniu nowoczesnego systemu ERP średnio 95% firm zauważa poprawę w procesach biznesowych. A w praktyce najkrótszy okres implementacji takiego systemu przebiega w przypadku wyboru jego chmurowej wersji. W efekcie, jak prognozuje Gartner, w ciągu najbliższych 3 lat nawet 8 na 10 firm przeniesie zasoby z własnych centrów danych do infrastruktury zewnętrznych operatorów. Ale to nie jest jedyna motywacja do sięgania po systemy ERP oparte o chmurę – również biznesy, które planują istotne przyśpieszenie dynamiki rozwoju – zarówno wolumenowego, jak i geograficznego – będą mogły skorzystać ze skalowalności oraz dostępności usług w cloudzie.
Jak wybrać system ERP?
Tylko dobre dopasowanie systemu ERP do potrzeb firmy umożliwi maksymalizację czerpanych z niego korzyści. Jednak mnogość dostępnych na rynku produktów, dostawców oraz opcji przekłada się na rosnącą trudność w podejmowaniu takiej selekcji – to proces czasochłonny i wymagający ogromnego zaangażowania wielu osób. Nic więc dziwnego, że często firmy sięgały po wsparcie już znanego dostawcy, dostarczającego systemy, z których już korzystały.
To jednak ulega zmianie. Jak pokazuje najnowsze badanie Gartnera, już co druga firma przystępująca do procesu selekcji systemu ERP, będzie w nim rozważała oferty wielu dostawców, uważnie przyglądając się zaletom i wadom każdej propozycji. Automatyczna aktualizacja oprogramowania od obecnego dostawcy już coraz rzadziej wchodzi w grę.
Dlaczego badanie rynku i przystosowanie systemu do potrzeb biznesu jest aż tak ważne? Statystyki jasno pokazują, że ponad 60% projektów wdrożeń ERP przekracza zaplanowany próg budżetowy, a 7 na 10 przeciąga się poza przewidywany harmonogram. To jasno pokazuje, że firmy po prostu nie mogą zaniedbać tej kwestii.
Oczywiście, często wyzwaniem jest brak czasu i odpowiedniej wiedzy w zespole. Nawet jeśli menedżerowie doskonale znają specyfikę funkcjonowania firmy, w której pracują, niekoniecznie przecież znają się na systemach ERP.
Który system ERP jest najlepszy?
W tegorocznej edycji badania Gartner Magic Quadrant wśród rynkowych liderów uplasowały się rozwiązania Oracle, Mirosoft, Infor oraz SAP – niezmienna od lat czołówka wiodących dostawców ERP w chmurze dla branży produkcyjnej. Ze wszystkimi tymi firmami Axians współpracuje, często od lat, doradzając klientom w wyborze oraz implementacji tych rozwiązań. Każde z nich, jak pokazuje raport, ma swoje mocniejsze i słabsze strony.
Przykładowo, Infor wspiera liczne złożone scenariusze produkcyjne w ramach jednego ekosystemu ERP i dostosowuje możliwości chmury multi-tenant do potrzeb konkretnej branży. Zastosowanie otwartej architektury szyny danych umożliwia rozwój systemu ERP za pośrednictwem usług aplikacyjnych. Z kolei mocnymi stronami SAP są niezastąpiona ekspertyza branżowa czy możliwości technologiczne i analityczne.
ERP w chmurze publicznej czy prywatnej?
Kolejną kwestią, która nurtuje firmy migrujące oprogramowanie ERP do chmury, jest wybór modelu publicznego (multi-tenant) lub prywatnego (single-tenant). Przykładem wykorzystania chmury publicznej mogą być m.in. systemy bankowe, które obsługują rachunki wielu osób i biznesów czy systemy e-mail, które udostępniają usługi wielu klientom. Chmura prywatna z kolei jest przeznaczona na potrzeby tylko jednego biznesu.
Powszechnie uważa się, że model single-tenant jest bardziej bezpieczny – to jednak pozorne wrażenie, bowiem chmura publiczna również może spełniać oczekiwania w tym względzie, jednocześnie generując znacznie mniejsze koszty utrzymania niż chmura prywatna. To może być istotne dla firm, które podejmują decyzję o migracji do chmury z uwagi na konieczność optymalizacji budżetu.
W chmurze publicznej jedna instancja oprogramowania w skalowalnej architekturze zapewnia dostęp do wydzielonych usług i funkcji wielu podmiotom jednocześnie, które korzystają tylko i wyłącznie z wydzielonej dla nich przestrzeni do realizacji swoich zadań, bez możliwości podejrzenia działań innych najemców korzystających z tej samej usługi. Dodatkowo, taki układ umożliwia redukcję zużywanych zasobów i wykorzystywanie dokładnie takiej ilości, jaka jest potrzebna do funkcjonowania danego biznesu, co przekłada się także na zmniejszenie śladu węglowego. To możliwe właśnie m.in. dzięki użytkowaniu chmury przez wiele podmiotów – dzięki temu obciążenie jest dzielone, a skalowalność dodatkowo umożliwia sprawne przesuwanie zasobów w przypadku, gdy jeden podmiot chwilowo potrzebuje ich znacznie więcej lub znacznie mniej.
Chmura w wersji multi-tenant umożliwia optymalizację budżetu także pod innym względem – dzięki narzędziom udostępnianym przez dostawcę cloudowego systemu ERP w modelu subskrypcyjnym.
Czy wdrożenie systemu ERP może być prostsze?
Wybór odpowiedniego ERP jest trudnym procesem, gdyż każda firma ma inne potrzeby, a samo wdrożenie systemu nie sprowadza się tylko do instalacji odpowiedniego oprogramowania. To przede wszystkim szereg zadań, które należy sfinalizować jeszcze przed implementacją ERP w chmurze. Biznes musi określić swoje cele, priorytety, pożądane procesy – a następnie dostosować je do branżowych standardów w określonym formacie, wymaganym przez dostawcę danego narzędzia. Tego etapu nie można przeskoczyć, bo to on w dużej mierze decyduje o powodzeniu wdrożenia.
Nie oznacza to jednak, że odwlekanie całego procesu jest najlepszym wyjściem. To przecież właśnie nieefektywne czy chaotyczne procesy często przekładają się na zwiększone koszty funkcjonowania firmy – i to dlatego przedsiębiorstwa szukają możliwości migracji do chmury. A przy okazji implementacja systemu ERP w chmurze umożliwia podwyższenie standardu obsługi klienta i usprawnienie pracy nad innowacjami, a w efekcie zwiększa rynkową konkurencyjność biznesu.
Dobrą wiadomością jest to, że dzięki ekspertyzie i doświadczeniu zewnętrznego integratora IT – takiego jak Axians – ten proces może ulec znaczącemu skróceniu, a konieczność zaangażowania personelu po stronie klienta będzie ograniczona do minimum. Co równie istotne, konsultanci integratora mogą wesprzeć rozplanowanie realistycznego harmonogramu oraz budżetu, jak również z góry przewidzieć konieczność stawienia czoła pewnym wyzwaniom, związanym np. ze specyfiką działania firmy. W efekcie projekt zostanie zrealizowany według założeń stawianych na początku, a biznes będzie mógł skutecznie się rozwijać dzięki nowemu wdrożeniu.
