Produkty odpowiedniej jakości to podstawa działania biznesu. A opracowywanie nowości lub aktualizowanie istniejącej oferty to skomplikowany proces – każdy przekazywany do sprzedaży produkt to efekt testów, badań i prac koncepcyjnych. W skrócie: rezultat procesów.
Chcąc ulepszać produkty, firmy powinny skupiać się na usprawnieniu procesów, które służą do ich tworzenia. A to oznacza przede wszystkim coraz większą informatyzację biznesu. W warunkach zmienności rynkowej coraz więcej firm poszukuje sposobu na utrzymanie przewagi konkurencyjnej przy jednoczesnym utrzymaniu stabilności finansowej. Walcząc o nowych klientów i próbując dotrzeć do nowych grup docelowych, przedsiębiorcy często skupiają się na próbach zmiany cech produktu. Opracowanie nowych produktów lub ich aktualizowanie wypracowywane jest w ramach procesów Requirement To Design oraz Design To Release.
Lepsze procesy to lepszy produkt
Równie ważną rolę odgrywają inne aspekty dotyczące produktu, m.in. szybkość dostawy, obsługa klienta, gwarancja i serwis, a także jego cena. Te czynniki dostrzega i ocenia klient. Jednak aby spełniały one jego oczekiwania, firmy muszą usprawnić przede wszystkim to, czego klient nie widzi: wewnętrzne procesy, związane m.in. z przekazywaniem informacji, przechowywaniem szczegółów wypracowanych rozwiązań, własności intelektualnej, zarządzaniem dokumentacją. Każde przedsiębiorstwo dysponuje ogromnymi ilościami danych, które często nie są w żaden sposób wykorzystywane, a które mogą posłużyć właśnie do optymalizacji jego funkcjonowania.
Nasze doświadczenia zebrane w różnych przedsiębiorstwach wskazują na to, że często przebieg takich procesów jest projektowany i wymyślany w organizacji, a procedury te są w miarę upływu czasu rozwijane i uzupełniane. Optymalnym rozwiązaniem jest wykorzystanie gotowych wzorców i posłużenie się najlepszymi praktykami biznesowymi, uwzględniającymi doświadczenia wielu firm.
Proces zarządzania zasobami informacyjnymi
Proces zarządzania zasobami informacyjnymi występuje w każdym przedsiębiorstwie. Korzyści wynikające z odzyskania kontroli nad dokumentami i procesami są policzalne. W przypadku klienta OpenText – jednego z kluczowych partnerów technologicznych Axians, dostawcy nowoczesnych systemów klasy Enterprise Content Management – zaautomatyzowanie procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów zarówno w formie papierowej, jak również elektronicznej, m.in. faktur czy umów, pozwoliło dostarczyć finalną usługę w dużo krótszym czasie.
Analogiczne korzyści można zaobserwować w przypadku produktów – uporządkowanie procesów Requirement To Design oraz Design To Release przekłada się na wyższą jakość obsługi klienta i szybsze obsługiwanie zgłoszeń serwisowych. Z kolei automatyzacja powtarzalnych czynności i zwiększenie wydajności pracowników oznacza możliwość zredukowania kosztów funkcjonowania biznesu, co skutkuje większą marżą lub możliwością obniżenia ceny dla klientów końcowych – w zależności od strategii obranej przez przedsiębiorstwo.
Kontrola nad dokumentami wspiera innowacje
Systemy klasy Enterprise Content Management oferują wiele możliwości kontrolowania cyfrowego obiegu dokumentów. Dzięki możliwości oznaczania ich metadanymi czy przypisywania do konkretnych osób pracownicy mogą uzyskać szybszy dostęp do pliku, zapoznać się z historią jego zmian i sprawdzić przykładowo postęp danej procedury reklamacyjnej oraz podjęte do tej pory działania, a więc rzeczywiście znacząco skrócić czas obsługi klienta i podnieść jakość interakcji z nim.
Biznes, który chce usprawnić procesy, aby ulepszyć produkt, skorzysta m.in. na uporządkowaniu dokumentów związanych z badaniami czy rozeznaniami rynkowymi, nawet jeśli były prowadzone przez osoby, które już nie współpracują z firmą. W ten sposób można także szybko dotrzeć do prezentacji pierwszych wersji produktów, wewnętrznych ustaleń dotyczących funkcjonalności i uzasadnienia stojącego za ich wprowadzeniem lub usunięciem, a także ściśle chronionej własności intelektualnej, takiej jak projekty czy szkice produktów, które nigdy nie zostały wytworzone. Nawet jeśli coś nie ujrzało nigdy światła publicznego, wiedza, którą można uzyskać z przejrzenia dokumentacji pracy nad tym projektem, bywa bezcenna w obliczu konieczności opracowania nowej iteracji danego przedmiotu, niezależnie od tego, czy chodzi o silnik, zabawkę czy może innowacyjne biurko.
Kontrola uprawnień dostępu do dokumentu usprawnia także współpracę z zewnętrznymi firmami, zarazem zmniejszając prawdopodobieństwo wycieku poufnych danych i umożliwiając zachowanie historii dokumentacji na wypadek konieczności przeprowadzenia audytu.
Standaryzacja procesów i migracja do chmury
Ponad połowa (51 proc.) firm w Polsce dostrzega duże znaczenie transformacji cyfrowej w ich organizacjach, chociaż jednocześnie większość z nich nie przewiduje zwiększenia budżetów związanych z digitalizacją biznesu – to wynik tegorocznego badania KPMG i Microsoftu. To paradoks, który pokazuje największe wyzwanie związane z transformacją cyfrową. Większość menedżerów dostrzega korzyści płynące z cyfryzacji biznesu. Gdy jednak przychodzi moment podjęcia decyzji, wiele biznesów woli wstrzymać się z dalszymi krokami. Pandemia i następujące po niej wydarzenia pokazały jednak, że przegapienie dogodnego momentu na transformację cyfrową może mieć bardzo negatywne konsekwencje dla biznesu nieprzygotowanego na rynkową zmienność.
Z drugiej strony, firmy, które chcą utrzymać rynkową konkurencyjność, coraz częściej wybierają rozwiązania chmurowe. Widzą, że przestarzałe systemy, z których korzystają, nie nadążają za wymaganiami współczesnego biznesu i nie oferują przejrzystości niezbędnej do świadomego podejmowania decyzji o strategicznych kierunkach dla firmy. Czasami też, działając w wielu lokalizacjach czy krajach, poszukują możliwości ujednolicenia i automatyzacji procesów biznesowych, począwszy od najprostszych zadań typu przetwarzanie faktur czy generowanie raportów analitycznych.
W efekcie rośnie popularność takich narzędzi klasy ECM, ERP czy CRM, które w połączeniu z rozwiązaniami Business Intelligence umożliwiają uporządkowanie informacji na różnych poziomach działania biznesu i zapewniają ich skuteczne wykorzystanie w rozwoju. Ich dostawcy odpowiadają na tę potrzebę, oferując ustandaryzowane procesy dla coraz większej liczby branż, które zostały zaprojektowane na podstawie najlepszych praktyk i są na bieżąco optymalizowane. To oznacza, że na przykład firmy z branży logistycznej czy motoryzacyjnej na całym świecie mogą korzystać z takich rozwiązań chmurowych jak Infor CloudSuite czy SAP S/4HANA Cloud, które mają zaszyte procesy uwzględniające najlepsze branżowe standardy w danym obszarze.
Tu dostrzegamy również pozorny, ciekawy, paradoks związany z obawami przed transformacją cyfrową – biznesy często mają ustalone i wypracowane przez lata procesy, których nie chcą zmieniać. Migracja do chmury wymagałaby ich modernizacji. Nawet jeśli firmy mają świadomość, że ich procesy są nieefektywne czy mało elastyczne i konieczna jest ich modyfikacja, obawiają się zmian. Proces transformacji jest na tyle angażujący i czasochłonny, że wielu menedżerów woli odłożyć to na później, przeznaczając budżet np. na zmianę cechy produktu, często na podstawie sprzecznych ze sobą oczekiwań grupy docelowej. Coraz intensywniejsza konkurencja na rynku sprawi jednak, że na takie postawy będzie coraz mniej przestrzeni – każda firma, która chce zwiększyć sprzedaż swoich produktów, po prostu prędzej czy później będzie musiała wejść na drogę transformacji cyfrowej, która wymusi optymalizację wielu istniejących procesów biznesowych.
