Prowadzenie biznesu wiąże się z różnego rodzaju wyzwaniami. Najistotniejsze z nich związane są z zarządzaniem informacjami, których ilość wciąż rośnie. To obszar, w którym pomóc mogą produkty OpenText.
OpenText to kanadyjska spółka, która specjalizuje się w produktach dla biznesu wspomagających procesy związane z zarządzaniem informacją. Głównym elementem jej oferty jest oprogramowanie Enterprise Content Management (OpenText Extended ECM), które umożliwia wdrożenie wszechstronnego systemu zarządzania informacją, w tym elektronicznego obiegu dokumentów.
Dlaczego warto wdrożyć w firmie elektroniczny obieg dokumentów?
W dobie cyfryzacji już coraz częściej zdarza się nam wysyłać umowy czy faktury w formie elektronicznej, a także przechowywać je w archiwach w chmurze czy na dyskach komputerowych. Jednak w wielu firmach proces przechowywania i archiwizowania informacji wciąż nie jest wystarczająco uporządkowany. To sprawia problemy w licznych sytuacjach, m.in. przy wysokim poziomie rotacji pracowników, procesach migracyjnych do nowych systemów czy awariach sprzętu komputerowego.
Nie bez znaczenia jest również fakt, że elektroniczny obieg dokumentów podnosi bezpieczeństwo przechowywanych informacji, co może odgrywać ważną rolę szczególnie w przypadku samodzielnie wypracowanych rozwiązań i zasobów. System ECM może pomóc w skutecznej ochronie własności intelektualnej firmy, ale również stanowić warstwę ochronną przed potencjalnymi atakami cybernetycznymi.
Czym jest system klasy Enterprise Content Management?
System klasy Enterprise Content Management dostarczany przez OpenText ułatwia zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich informacji z całej firmy oraz ich uporządkowanie i systematyzację, dzięki czemu pracownicy będą w stanie łatwiej dotrzeć do informacji – nawet jeśli nie mieli wcześniej z nią styczności. Pomoże w tym system katalogowania i tagowania metadanymi, który usprawni odnalezienie poszukiwanego pliku.
Nie brakuje również automatyzacji – pliki z przychodzących maili mogą być automatycznie zapisywane w określonych folderach lub przyporządkowywane do konkretnej osoby. Z kolei w przypadku przetwarzania dokumentów, które można przechowywać tylko przez określony czas, ustawienie reguł ich usuwania pomoże w dostosowaniu działań firmy do wymogów RODO.
Z pomocą sztucznej inteligencji wbudowanej w system ECM można także usprawniać procesy takie jak weryfikacja zgodności danych z zamówienia z danymi w systemie, księgowanie faktur czy tworzenie zleceń sprzedaży. Automatyzując czasochłonne czynności, możemy uwolnić czas pracowników na kreatywniejsze i ciekawsze zadania, a także ograniczyć liczbę nadgodzin.
Rozwiązanie OpenText Extended ECM łączy dane z systemów biznesowych, takich jak SAP, Salesforce czy Microsoft z innymi dokumentami i treściami przetwarzanymi w organizacji, budując pomost między cyfrowym miejscem pracy i aplikacjami aby sprostać zmieniającym się potrzebom w zakresie zarządzania informacjami.
Jakie możliwości daje ECM od OpenText?
Konsolidacja wszystkich informacji w jednym miejscu daje kolejne możliwości. W przypadku systemu Enterprise Content Management od OpenText użytkownik dostaje nie tylko samo oprogramowanie, ale również dostęp do licznych wtyczek, które wzbogacają jego funkcjonowanie czy pomagają w integracji z zewnętrznymi programami. W ten sposób możemy poszerzyć środowisko naszego ECM, tworząc tzw. platformę Extended ECM. Firmy mogą liczyć na płynną integrację z m.in. SAP, Salesforce czy Microsoftem. W praktyce oznacza to automatyzację przekazywania informacji z systemu ECM do dowolnego wskazanego przez nas systemu.
Przykładem ciekawego pluginu jest OpenText InfoArchive – rozwiązanie, które umożliwia archiwizację danych z różnych systemów w sposób zgodny z przepisami prawnymi. Mimo że pracownicy wciąż mają na bieżąco dostęp do danych, są one przechowywane w chmurze OpenText, dzięki czemu nie pochłaniają miejsca w infrastrukturze informatycznej firmy. Dzięki temu nie ma potrzeby utrzymywania wielu nieużywanych systemów typu „legacy” tylko po to, aby mieć dostęp do informacji przechowywanych w nich.
Jakie inne rozwiązania proponuje OpenText?
OpenText to nie tylko systemy klasy Enterprise Content Management. Kanadyjska firma proponuje użytkownikom szereg rozwiązań, czy to dostarczanych przez nią, czy przez integratorów IT takich jak Axians. Przykładem jest autorskie rozwiązanie Axians S4/KSeF, które usprawnia integrację systemu SAP ERP z krajową platformą. Dzięki komponentowi SAP Invoice Management by OpenText możliwe jest wsparcie procesu przyjmowania faktur zakupu z KSeF, a co za tym idzie – ograniczenie czasu poświęconych na ich ręczne przetwarzanie.
SAP Invoice Management by OpenText to plugin, który przyda się użytkownikom SAP. Wspiera on obieg faktur zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Umożliwiają to funkcjonalności takie jak: skanowanie, przekształcanie obrazów w tekst (OCR), klasyfikacja rodzajów dokumentów, potwierdzanie ich zgodności (walidacja) z innymi zbiorami danych czy automatyzacja akceptacji biznesowych, jak również inteligentne archiwizowanie. Możliwe jest również realizowanie bardziej złożonych procesów związanych z obiegiem dokumentów, m.in. uwzględnienie struktur kontrolingowych czy zdefiniowanie własnych reguł weryfikacji faktur.
Reasumując, kanadyjska firma proponuje wiele rozwiązań, które mogą usprawnić obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, ograniczając powtarzalne i czasochłonne czynności. Jeśli sądzisz, że takie funkcjonalności przydałyby się w Twoim biznesie, ale nie wiesz, od czego zacząć – skontaktuj się z nami. Z usług OpenText zintegrowanych przez Axians korzystają już m.in. tacy klienci jak Uniwersytet Warszawski czy Sanok Rubber Company.